Bir dokümantasyon uzmanı, asıl işi doküman oluşturmak veya yönetmek ya da her ikisini birden yapmak olan bir profesyoneldir. Bu, birkaç ortam kullanarak belgeleme işlemlerini, projeleri ve prosedürleri içerebilir. Ayrıca birkaç paydaştan belge toplanmasını ve kullanılabilir bir tek dosya veya belgede birleştirilmesini içerebilir. Bu tür belgelerin amacı, tarihi çıkarlardan ticari uygulamaların kurulmasına ve devlet gereksinimlerine kadar değişebilir.
Çoğu durumda, bir dokümantasyon uzmanı, dokümantasyonu gerçekten yapan kişidir. Bu, mevcut uygulamalara dayanarak politika ve prosedür kılavuzları yazmak anlamına gelebilir veya bir ürünün nasıl kullanılması veya birleştirilmesi gerektiğini belgeleyen bir kullanım kılavuzu oluşturmak anlamına gelebilir. Aynı zamanda, bir süreç düzenleyici kurumlar tarafından dikte edildiğinde veya potansiyel olarak bir anlaşmazlık veya dava içerebilirse, eylemler ve iletişim zaman çizelgesi oluşturmak anlamına da gelebilir. Tarihsel bir kayıt için olayları ve olayları belgelemek anlamına da gelebilir.
Örnek olarak, bir üretim sürecinde belirli güvenlik adımlarını atması gereken bir şirketi düşünün. Bir dokümantasyon uzmanı, sürecin doğru bir şekilde tamamlanmasını izlemekten ve daha sonra işçilere sürecin adım adım nasıl tekrarlanacağını söyleyen bir belge oluşturmaktan sorumlu olabilir. Bu çalışma, eğitime yardımcı olmakta ve ayrıca şirketin doğru prosedürü takip etmeye çalıştığı düzenleyici kurumları göstermeye yardımcı olmaktadır.
Belge ile birlikte veya yazılı belgeler yerine, olayları ve işlemleri fotoğraf veya video çekimi ile kaydetmekten sorumlu olabilir. Bu, bir sigorta talebinde veya davadaki hasarları belgelemek amacıyla kaza geçirmiş bir arabanın fotoğrafını çekmek olabilir. Ayrıca, insan hafızasına güvenmeden doğru şekilde canlandırılabilmesi için özel bir olay veya prosedürün çekilmesini de içerebilir.
Diğer bir dokümantasyon uzmanı, diğerlerinden gerekli belgeleri toplayan kişidir. Örneğin, bir şirket bir müşteriden para toplamaya çalışıyorsa ve yasal işlem yapmayı düşünüyorsa, bir dokümantasyon uzmanından orijinal satın alma sözleşmesini, tüm geçerli faturaları ve gönderilen veya değiştirilen tüm e-postaları veya diğer iletişimleri birleştirmesi istenebilir Söz konusu müşteri ile. Bu uzman türü ayrıca ek ayrıntılar sağlayan veya belgelerin nasıl elde edildiğini açıklayan bağımsız belgeler oluşturabilir.
Terimin, doküman uzmanı terimiyle karıştırılmaması gerektiğine dikkat etmek önemlidir. Bir dokümantasyon uzmanı, bilgileri izlemek veya bir şeyi kanıtlamak amacıyla belirli belgeler oluşturur veya birleştirir. Bir belge uzmanı, mevcut belgelerle çalışan bir kişidir ve bir kopya dükkanındaki katiplerden, tarihi belgeleri doğrulayan el yazısı uzmanlarına kadar çok sayıda işe başvurabilir.
