Bir ön büro resepsiyonisti, bir şirkete geldiklerinde ziyaretçileri selamlar ve sıklıkla insanların şirketi aradıklarında ilk duyduğu ses olur. Posta ve dosyalama da dahil olmak üzere, genellikle bir takım idari işler de yapar. İşyerine bağlı olarak, bu pozisyondaki bir kişi faturalandırma, rezervasyon yaptırma veya güvenliğe yardımcı olma gibi konularda uzmanlaşabilir. Bir üretim tesisinden otele kadar konuksever bir alana sahip her yerde çalışabilir.
Görevler
Bir resepsiyon görevlisinin temel görevleri, insanların kendilerini iyi hissetmelerini sağlamak, soruları cevaplamak ve bunları binanın diğer bölümlerine yönlendirmektir. Buna ek olarak, çoğu ofis işleri yapar. Yazılı yazışmalar yapar, randevuları planlar, e-postalar gönderip iletir, raporları derler ve ofisteki işlerin sorunsuz çalışmasını sağlar. Sevkıyat için mektuplar ve paketler hazırlamak, sevkıyat ve kurye hizmetleri ile iyi ilişkiler geliştirmekte olduğu gibi düzenli bir iştir.
Bir süredir işte olan resepsiyon resepsiyonistlerinin hafif defter tutma ve potansiyel satıcıları araştırma gibi ek görevleri olabilir. Bu, özellikle sekreter gibi başka idari personeli olmayan şirketlerde yaygındır. Ayrıca raporlar ve elektronik tablolar oluşturabilir ve toplantı düzenlemelerine yardımcı olabilir. Bazı işletmelerde resepsiyon görevlileri, katılım ve performans incelemeleri hakkında bilgiler de dahil olmak üzere diğer çalışanlarla ilgili dosyaları saklar.
Uzmanlık
Ön büro resepsiyonistleri bazen iş yerlerine göre uzmanlıklara sahiptir. Örneğin, bir hukuk bürosunda çalışan bir firmanın uzmanlaştığı hukuk türüne ilişkin temel bir anlayışa sahip olmak zorunda olabilirken, bir tıp bürosunda çalışan bir kişinin tıbbi faturalandırma yapabilmesi ve temelleri anlayabilmesi gerekebilir Sağlık sigortası Aynı şekilde, bir otel için resepsiyon görevlisinin rezervasyon yapabilmesi ve insanları yerel işletmelere ve simge yapılara yönlendirebilmesi gerekir. Bir fabrika ya da müze gibi, somut ürün ya da ev sergisi yapan yerlerde çalışanlar, ziyaretçileri de turlara götürebilirler. Bazı yerlerde, bu konumda bulunan kişilerin ziyaretçileri içeri ve dışarı oturum açarak veya ziyaretçilerden kimlik istemelerini isteyerek güvenliğe yardımcı olabilir.
Kişisel ve Eğitim Gereksinimleri
Ön büro resepsiyonistinin son derece organize, arkadaş canlısı ve ilgi çekici olması gerekir. Çok görevli çalışabilmeli ve gerektiğinde projelere öncelik verebilmelidir. İyi ve iyi bir resepsiyonist arasındaki fark, genellikle iyi problem çözme becerileri ve çok çeşitli insanlarla etkileşimde bulunma becerisidir.
Bu pozisyonda olan herkes bilgisayar ve telekomünikasyon sistemleri ile iyi çalışıyor olmalı. Çalışanlar, müşteriler ve satıcılarla düzenli olarak iletişim kurması gerekir ve kişileri gerektiği gibi verimli bir şekilde arayabilmeli, e-posta gönderebilmeli ve arayabilmeli. Her zaman gerekli olmamakla birlikte, web video konferansı ve IP üzerinden Ses (VoIP) eğitimi bir artıdır.
Resepsiyon görevlisi olmak için resmi bir eğitim gereksinimi yoktur. Bazı şirketler sadece lise diplomasına sahip insanları alıp iş başında eğitiyorlar. En azından bir önlisans derecesine sahip olmak, bir kişinin bu tür bir işi alma şansını büyük ölçüde artırabilir ve bazı yerlerde daha ileri dereceler gerekir.
