Tıp alanında birçok büro pozisyonları mevcuttur. Bir tıbbi kayıt süpervizörü, bir tıbbi kayıt departmanının düzenlenmesi ve sürdürülmesinden sorumludur. Dosyalama, faturalama, kodlama, müşteri hizmetleri ve diğer birçok proje de dahil olmak üzere, bölüm personelinin tüm faaliyetlerini koordine eder.
Bir tıbbi kayıt süpervizörü, personelin iş vardiyalarını zamanlayabilir, personel kiralayabilir ve personeli eğitebilir. Potansiyel personel ile görüşmek işin bir bileşenidir. Görevleri atama veya değiştirme ve bir ofistin günlük işlevlerini planlama, denetçinin yapması gereken tipik görevlerdir. Genelde tıbbi kodlayıcılar, tıbbi billers ve tıbbi alandaki diğer profesyonellerle düzenli olarak çalışır.
Tüm çalışanların görevine nezaret etmek, tıbbi kayıt süpervizörü işinin temel bir parçasıdır. Hem kalite kontrolünü hem de işyerinde çalışanların moralini korumak için çaba sarf etmek zorundadır. Genellikle sağlık bilgi derecesine veya daha yüksek niteliklere sahip olmalarına rağmen, süpervizörler bu görevleri başarıyla tamamlamak için sıklıkla kendi stratejilerini geliştirirler.
Diğer çoğu tıbbi meslek gibi, bu da sürekli bir evrak akışı içerir. Günlük aktivitelerin, şikayetlerin, çalışanların devamsızlıklarının ve diğer konuların dokümantasyonu günlük olarak belirtilir. Çalışanlar için performans değerlendirmeleri düzenli olarak yapılmaktadır. Denetim otoriteleri genellikle çizelge analizlerini ve diğer belgeleri zamanın yanı sıra hatalar açısından da kontrol eder. Ayrıca eksik tıbbi çizelgeler gibi çeşitli usulsüzlükleri de belgeliyorlar.
Bir tıbbi kayıt departmanı bir müşteri şikayetiyle karşılaştığında, tıbbi kayıt süpervizörü genellikle bir çözüm sağlamaktan sorumludur. Bu tür şikayetler bir Sağlık Sigortası Taşınabilirliği ve Sorumluluk Yasası veya HIPPA ihlalinden kaynaklanabilir. Bir HIPAA ihlali ciddi yasal prosedürlere yol açabilir, bu nedenle denetçinin böyle bir olayın olmasını önlemek için elindeki her şeyi yapması gerekir.
Form doldurmanın yanı sıra, tıbbi kayıt süpervizörleri de genellikle onları oluşturmaya veya revize etmeye yardım eder. Bu gelişmeler veya revizyonlar genel düzenlemeleri, yeni kılavuzlara veya yasalara eklemeyi veya yeni prosedürler veya doktorlar için tamamen yeni belgeler üretmeyi içerebilir. Ayrıca, mevcut federal, eyalet ve kurum yasalarının ve üçüncü taraf mükellefler tarafından oluşturulan düzenlemelerin hepsinin bir tesiste takip edilmesini sağlamaktan genellikle sorumludurlar.
Mahkeme işlemlerinde, tıbbi kayıt denetleyicileri bazen kanıt sağlamaktan sorumludur. Söz konusu tıbbi kayıtların geçerliliği hakkında para yatırmaları veya ifade vermeleri istenebilir. Laboratuvarda, bir tıbbi kayıt süpervizörü yapılan teşhis atamalarını, kayıtlarını ve kopyalarını denetleyebilir.
