Bordro koordinatörü, çalışanları tazmin etmek ve istihdam vergileri ödemek için sistemi yönetir. Bu, sıradan ödeme için çalışılan işleme süresini de içerir; ancak geri ödemelerin yönetilmesini, borçlanılan faydaların hesaplanmasını ve ikramiye ve diğer bir kerelik çeklerin işlenmesini de içerebilir. Bir koordinatörün görevinin asıl kapsamı, şirketin organizasyon yapısına bağlıdır. Çeşitlendirilmiş muhasebe departmanlarına sahip büyük şirketler, genellikle sıkı bir şekilde görevlerini yerine getiren bir bordro koordinatörü atayacaktır. Özel muhasebe veya insan kaynakları personeli olmayan küçük şirketler, bir koordinatörden çalışanlara ödeme yapmak ve faydalarını takip etmek için gereken her şeyi yapmasını bekler.
Ticari faaliyetlerin en karmaşık kısımlarından biri bordro işlemleridir. Görev çok çeşitli yönlerden düzenlenmiştir. İşverenlerin, yasalara göre çalışanlara bir zamanlamaya göre, üzerinde anlaşmaya varılan bir miktarda ödeme yapmaları ve fazla mesai için gereken tazminatları ödemeleri gerekmektedir. Şirketler ayrıca yerel ve bölgesel hükümetlere uygun istihdam vergileri ödemek zorundadır. Ayrıca, vergi makamları, işletme giderlerinin devlet tarafından denetlenmesi durumunda şirketlerin çalışanlar tarafından çalıştığı zamanın kanıtını tutmasını ister.
Bu olası yasal yükümlülükler bordro yönetimini kritik bir iş fonksiyonu haline getirmektedir. Bordro koordinatörü, çalışanlara ödeme sürecini belirlenmiş bir programa göre yönetmek için özel olarak işe alınan bir uzmandır. Buna, zaman çizelgelerinin toplanması, gözden geçirilmesi ve arşivlenmesi, zaman raporlama sürecinde doğruluk kontrolü ve düzenli ödeme ve fazla mesai ödemeleri için uygun izinlerin verildiğinden emin olunması da dahildir. Sonuçta, koordinatör ambalaj ödemesinden ve çalışanlara teslim etmekten sorumludur. Çeklerin kesilmesi ve çalışan banka hesaplarına elektronik para yatırma işlemlerinin düzenlenmesi, bordronun kesinleşmesinin tipik yoludur.
Bir şirket sınırlı sayıda çalışanı ile küçük olsa da, bir bordro koordinatörü bordro sürecini el ile sık sık yönetebilir. Zaman hesaplamaları finansal bir tabloda tutulur, kontroller kurum içinde yapılır ve vergi ödemeleri vergi dairesine doğrudan bir ticari hesap yoluyla yapılır. Bir işletme belli bir kapasiteye ulaştığı anda, bu şekilde maaş bordrosunu yönetmek imkansız hale gelir. Bir sonraki bordro koordinatörü, bir tür bordro yazılımı çalıştırmaktan veya bir bordro işleme şirketiyle çalışmaktan sorumludur. Görevler temelde tüm sistemin bilgisayarlı olması dışında aynıdır.
İşgücü sayısı arttıkça, bordro yönetimi ihtiyaçları da artmaktadır. Şirketin operasyonel yapısına bağlı olarak, bir maaş bordrosu koordinatöründen, çalışanların borçlu olduğu bir emeklilik planına biriken katkılar gibi faydaların muhasebesini tutması beklenebilir. Çalışanlardan maaşlarının ödenmesi ve diğer konular hakkında soru sorulması ve giderlerin ödenmesi takibi ve yürütülmesi görevini üstlenebilir. Bir koordinatör, bu yardımcı görevleri yerine getirmek için muhasebe ve insan kaynakları personeli ile birlikte çalışacak veya bazen şartlara bağlı olarak bu bölümlerde görevli personel yerine çalışacaktır.
