Bir tedarik asistanı, imalat şirketleri gibi sürekli bir ürün temini gerektiren endüstrilerdeki temel görevleri yerine getirir. Bu idari pozisyon, çalışanların etkin verimlilik için yeterli malzemeye sahip olmalarını sağlarken, aynı zamanda şirket genelindeki yüksek karlar için maliyetleri düşürür. Satın alma asistanları, yazılı ve sözlü kelimelerin yanı sıra matematiksel hesaplamalar konusunda da uzman olmalıdırlar.
Bir tedarik asistanının asıl görevi, malzeme alımlarını planlamak ve varış zamanlarını tahmin etmektir. İşletmeler, dahili cep telefonu bileşenleri gibi oldukça arzulanan bir ürün oluşturmak için gerekli öğeleri tüketemezler. Asistan mevcut envanteri doğrular ve hem kağıt üzerinde hem de elektronik dosyalarda ve fiziki depoda tükenişini gözlemler. Düşük stok seviyeleri, belirli bir satıcıdan zamanında sevkiyat için satın alım yapılmasını gerektirir ve bu da stok açıklıklarını önler.
Sipariş sırasında doğruluk, başarılı bir tedarik asistanı için çok önemlidir. Her ürün miktarı, satınalma siparişi satıcıya vermeden önce onaylanmalıdır. Bir hileli yazım hatası veya hata yanlışlıkla siparişi 44 ila 444 öğeden değiştirerek şirket için çok büyük bir masrafa ve aşırı stok seviyelerine neden olabilir.
Bir gönderi alındıktan sonra, satın alma asistanı, gönderilen öğelerin satınalma siparişine uygun miktarda ve türde olduğunu doğrulamalıdır. Satınalma siparişindeki herhangi bir değişiklik, satıcıyla iletişim kurarak çözülmelidir. Asistanın, herhangi bir gönderi yanlış anlaşılmasının çözümü için keskin iletişim becerilerine sahip olması gerekir. Satıcılarla iletişim, telefon görüşmeleri, e-posta veya faks şeklinde olabilir.
Bir tedarik asistanı için bir diğer önemli görev, kaliteli ürünleri ve düşük maliyetleri olan yeni satıcılar bulmaktır. Malzeme maliyetleri enflasyonla yükselme eğilimindedir ve bu da toplam üretilen ürünün daha yüksek bir fiyat etiketine sahip olmasını sağlar. Tedarik asistanları, daha az sarf malzemesi sağlamak için endüstri ağı aracılığıyla alternatif malzeme satıcıları bulabilirler. Asistan, bir iş anlaşması oluşturmak için denetleyicileri ve olası yeni satıcı ile konferans görüşmeleri yapabilir.
Sektöre bağlı olarak, satın alma asistanının malzeme ithalatı için devlet gümrük kanunlarına aşina olması gerekebilir. Birçok şirket diğer ülkelerden malzemeler kullanıyor ve temel parça maliyetlerini düşürüyor. Parça ithal etmek, malzemelerin yurt içinde taşınmasından daha fazla zaman alır, bu nedenle asistanın üretim kesintisini önlemek için fazladan sevkiyat zamanını dikkate alması gerekir.
Bu asistan, genellikle alınan malların ödenmesini de onaylar. Bir gönderi üzerindeki anlaşmazlıklar, satın alma asistanı satış faturasını çözene ve onaylayana kadar ödenmeyecektir. Asistan, stok depoları veya depolar arasında çevik bir hareket gerektiren miktar tutarsızlıklarını çözmek için stokları fiziksel olarak tekrar tekrar saymaya ihtiyaç duyabilir.
