Bir teklif koordinatörü birçok satış firmasında kritik bir pozisyondur. Görevleri arasında, birden fazla departman veya işlevsel alanda çeşitli katılımcılardan veri toplanması, tekliflerin gönderim şartlarına göre biçimlendirilmesi, son teslim tarihlerinin izlenmesi ve sunulan tekliflerin statüsünün izlenmesi yer almaktadır. Bir teklif koordinatörü, büyük bir şirkette işe atanabilir veya daha küçük bir şirkette ek işlevlere sahip olabilir. Koordinatör genellikle satış ekibinin bir üyesidir, ancak aynı zamanda pazarlama veya iş geliştirme bölümlerinin bir parçası olabilir.
Bir şey satan, bir ürün veya hizmet olan herhangi bir şirketin, teklif yazması gerekir. Bu, fiyatlandırma talebine cevap verebilir veya iş kazanmak için proaktif bir girişim olabilir. Bazı teklifler oldukça basittir ve yalnızca teslimatların bir listesi, şartlar ve fiyatlandırma gibi temel bilgileri içerir. Diğer teklifler, özellikle büyük, karmaşık işler için olanlar oldukça uzundur ve çok fazla bilginin toplanmasını gerektirir.
Karmaşıklık derecesine bakılmaksızın, her teklif müşteriye sunulmadan önce geliştirilmelidir. Bir teklif koordinatörünün girdiği yer burasıdır. Görevi, her teklifin gerekliliklerini gözden geçirmek ve tüm bu kriterleri karşılayan bir belge geliştirmek.
Bir teklif koordinatörünün temel görevlerinden biri, fiyatlandırmanın birleştirilmesidir. Bu, ürün ve hizmet fiyatlandırmasını, vergileri, nakliye ücretlerini ve daha fazlasını hesaplamayı içerebilir. Çoğu durumda, koordinatör fiyatlandırma oluşturmaktan veya işaretlemeleri belirlemekle sorumlu değildir, ancak uygun taraf veya taraflardan fiyat bilgisi almaktan ve teklife koymaktan sorumludur.
Bazı tekliflerde başka türden bilgi de verilmelidir. Bir teklif isteğine yanıt verirken, örneğin, bir teklif, söz konusu istek tarafından belirtilen tüm bilgileri içermelidir. Bu, kredi derecelendirme, taşeron kullanımı ve referanslar hakkında bilgiler içerebilir. Teklifler ayrıca sigorta kanıtı gibi destekleyici belgelerin teklif yanıtına dahil edilmesini de isteyebilir. Teklif koordinatörü, muhasebe, risk yönetimi, operasyonlar ve teklif yanıt belgesinin geliştirilmesi için satın alma gibi alanlardan gerekli tüm verileri toplamaktan sorumlu olacaktır.
Çoğu durumda, bir teklif koordinatörü bir teklif zaman diliminin yönetiminden sorumludur. Bu, bilginin zamanı geldiğinde katkıda bulunanları hatırlatmayı ve bilgi alınmadığında izlemeyi içerebilir. Ayrıca tekliflerin son teslim tarihine kadar teslim edilmesini sağlar. Bazı teklif koordinatörleri ayrıca kabul edilmiş ve reddedilen teklifleri ve sunulan teklifleri takip eder.
