Bir gelir memuru, kamu hizmetleri, transit acenteleri ve diğer hizmet sağlayıcılardaki finansal işlemlerle ilgili büro görevlerini yerine getirir. Buna fatura verilmesi, ödemelerin tahsil edilmesi, hesap bilgilerinin kaydedilmesi ve vadesi geçmiş hesapların ele alınması sayılabilir. Finansal tabloların hazırlanması, bir gelir memurunun işinin bir parçası olabilir. Bazı ofisler, yüksek ödeme hacmi nedeniyle idari destek sağlarken, bazı durumlarda insanlar kendi başlarına çalışmakta ve bir finans direktörüne veya benzeri bir memura rapor vermektedir.
Sunulan hizmetler hakkındaki bilgiler, müşteriler için açıklamalar hazırlayan gelir memuruna iletilmelidir. Otomatikleştirilmiş yazılım, talep üzerine beyannamelerin basılması ve vergiler, harçlar ve diğer masraflar için gerekli hesaplamaları yaparak bu işlemi kolaylaştırabilir. Bu faturalar ödeme zarfları ve diğer ödeme seçenekleri hakkında bilgi ile gönderilebilir. Bazı gelir memurları, müşterilerin ödemeleri elektronik olarak göndermelerine olanak tanıyan ve otomatik olarak verileri kaydetmek ve memurun kullanımı için raporlar oluşturmak için bilgisayar sistemiyle etkileşime girebilen çevrimiçi ödeme sistemleriyle çalışır.
Ödemeler geldiğinde, gelir memuru bunları hesaplarla eşleştirir ve kaydeder. Halen bakiye olması durumunda, başka bir fatura çıkarılabilir veya varsa bir ödeme planı hakkında notlar alınabilir. Kesin kayıt tutma, müşterilerin iyi durumda olduklarında koleksiyonlara çift kat ödemeyi veya göndermeyi önlemek için önemlidir. Güncelleme adresleri veya hizmet detayları gibi hesaplardaki değişiklikler, müşterilerin doğru ve uygun bir şekilde faturalandırıldığından emin olmak için bir gelir memuru tarafından da yapılabilir.
Periyodik mali raporlar, toplanan ve ödenmemiş ödemeler hakkında bilgi sağlayabilir. Gelir memuru bunları ofisin diğer üyelerine gönderir, böylece şirketin veya kurumun ne kadar para kazandığını bilirler. Bu, planlamaya yardımcı olan, kullanılan hizmetlerin hacmi hakkında da bilgi sağlayabilir. Örneğin, bir su şirketi kuru mevsimdeki ihtiyaçları karşılamak için araç suyunu planlamak zorunda kalabilir.
Yazılım gecikmiş hesapların listesini de oluşturabilir. Gelir memuru ödeme taleplerini iletebilir ve cevap vermezse müşterilere takip çağrıları yapabilir. Bazı durumlarda, ödeme yapılmaması, belirli bir süre sonra üçüncü taraf toplama kurumuna gönderilmesine neden olabilir. Bu, hesapların mevcut tüm bilgilerle paketlenmesini içerir; böylece tahsilat temsilcileri para toplamak, taksitlendirme planı oluşturmak veya ödenmemiş fonları geri almak için yasal işlem yapmak üzere müşteriyle çalışabilir.
