Sekreterlerin iş yerlerine bağlı olarak bir dizi görevi olabilir, ancak genel olarak idari ve düşük seviye yönetim görevlerinin bir karışımını yaparak ofislerin sorunsuz bir şekilde çalışmasından sorumludurlar. Bu uzmanlar genellikle telefonlara ve e-posta yazışmalarına cevap verir ve dosyalama sistemlerini yönetir; ayrıca postaları sıralayabilir, toplantılar düzenleyebilir ve ofisler arası iletişimleri koordine edebilirler. Çoğu durumda, çalışma “giriş seviyesi” olarak kabul edilir, bu da başarı için hiçbir özel beceri veya eğitim niteliğinin gerekli olmadığı anlamına gelir. Aynı şekilde, genellikle ilerleme için yer vardır. Çok fazla potansiyele veya deneyime sahip kişiler, kendilerini daha yüksek ve daha yüksek ücretle artan prestijli işler için koşarken bulurlar.
İdari asistan, katip ve kişisel asistan işleri genellikle bu şemsiyenin içindedir. Bu pozisyonların hepsi idaridir ve hepsi evrak ve elektronik doküman yönetimine odaklanır. Tek istisnalardan biri hükümet düzeyinde veya Savunma Bakanı veya Hazine Bakanı gibi diğer resmi “sekreterler”. Her ne kadar bu başlıklar tamamen düşük seviyeli bir işlev sunsa da, bu rollerde görevliler genellikle oldukça üst sıralarda yer almakta ve genellikle idari ya da büro işlerinin kendileri için çok azını yapmaktadır.
Büro becerileri
Büro yönetimi en önemli sekreterlik görevlerinden biridir. Bu iş kategorisi biraz geniş olabilir, ancak hemen hemen her zaman idari ve büro görevlerini içerir. Sekreterler genellikle posta gönderme ve almayı, dosyalama sistemlerini oluşturmayı ve düzenlemeyi ve yazışmaları yönetmeyi içeren ofis evraklarını yönetir. Çoğu ortamda, bilgisayar ve kelime işlem becerileri çok önemlidir.
Telefonlara cevap vermek aynı zamanda çoğu yerde işin önemli bir parçasıdır. Sekreterler, genellikle müşterileri ve müşterileri, bir iş telefonuna bakarken konuşacakları ilk kişilerdir. Bu nedenle, iyi görgü ve nazik bir tavır genellikle gereklidir. Profesyoneller genellikle mesaj alırken, arayanları beklemeye alırken veya temel soruları cevaplarken çok fazla dokunma hissi göstermelidir.
Çizelgeleme ve Takvim
Birçok ortamda, idari personel ofis takvimlerini ve bireysel çalışan takvimlerini yönetmekten sorumludur. Genellikle toplantı ve randevuları ayarlamaktan ve çatışmalar ve çifte rezervasyon yaptırmaktan sorumludurlar. Bu görev, özellikle hastaların sürekli olarak randevu almak istediği tıbbi uygulamalar gibi yerlerde belirgindir, ancak daha üst düzey çalışanların “talep ettiği” herhangi bir yerde ortaya çıkabilir. Sadece bir öğle yemeği toplantısı planlama veya akşam yemeği rezervasyonları düzenleme meselesi olsa bile, sekreterler genellikle yöneticilerden yardım isteyen ilk yönetici ve yöneticilerden bazıları.
Yönetim Görevleri
Büro becerilerine ek olarak, idari personel zaman ve insan yöneticileri olmalıdır. Ofis personelinin ihtiyaçlarını önceden tahmin etmeli, iç problemlerini çabucak çözmeli ve farklı insanları bir araya getirip koordine etmek için verimli çalışmalıdırlar. Mükemmel insan becerileri, özellikle yöneticilerin ve diğer önemli personellerin yönetimi söz konusu olduğunda gerçekten önemlidir. İşlerin çoğu, talepler yapılmadan önce üstlerinin ihtiyaçlarını ve taleplerini öngören sekreterler ile “perde arkasında” olabilir.
Kadro Hiyerarşisindeki Konumu
Çoğu ofiste, sekreterler biraz düşük seviyelerde kabul edilir ve hemen hemen her zaman ofis gagalama düzeninin altına yakındır. Genelde hem orta seviye hem de üst yönetime cevap verirler ve genellikle herkese eşit olarak yardım etmeleri gerekir. Büyük işletmeler ve ofisler genellikle tüm sekreterlik havuzlarına sahiptir, ancak bu durumda daha farklı bir hiyerarşi olan bir şey ortaya çıkar. Bu ortamlarda, bazı çalışanlara telefon aramalarını cevaplama ve cevaplama gibi önemli işlerde görev verilebilirken, diğerleri programları yönetebilir ve daha üst düzey çalışanlarla etkileşime girebilir. Bu ofislerdeki ilerleme genellikle zamana ve deneyime bağlıdır.
Bir sekreterin alabileceği en prestijli çalışmalardan bazıları kişisel yardım alanındadır. Birçok üst düzey yönetici ve şirket lideri, tüm çalışma hayatı bir liderin programının bakımı ve yönetimine adanmış yöneticilere sahiptir. Bu tür sekreter tipik olarak uzun saatler çalışmalı ve bazen öngörülemeyen talep ve taleplerle başa çıkabilmelidir, ancak genellikle mesleğe en iyi ödenen ve saygı duyulan kişiler arasındadır.
Eğitim ve Okul Gereksinimleri
Farklı işverenlerin sekreterliklerinin nasıl eğitildiği konusunda farklı gereksinimleri vardır. Bazı durumlarda, lise diploması veya eşdeğeri gerekli olan şeydir, bazılarında ise gerçek sekreterlik sertifikaları veya dereceleri tercih edilir. Topluluk kolejleri ve meslek okulları sık sık ilgilenen öğrencilerin kelime işlemenin ve ofis yönetiminin giriş ve çıkışlarını öğrenebilecekleri programlar sunar. Bu tür bir kursu almak, bir uygulamanın öne çıkmasına yardımcı olabileceğinden ve yeni işe alımlara gelince bir ayağa kalmasına neden olabileceğinden, kesinlikle gerekmese bile, genellikle iyi bir fikirdir.
Özel Durumlar: Resmi ve Devlet Sekreterleri
“Sekreter” terimi her zaman bir ofis yöneticisine ekleyemez. Bazı durumlarda, özellikle üst düzey hükümet yetkililerini içerenler, bu isim, geniş bir iş sektörünün yönetimini belirtmek için onursal bir kapasitede kullanılabilir. Departmanlara başkanlık eden veya büyük hükümet bölümlerini denetleyen yetkililer sekreterlik unvanları kullanabilir, ancak işleri daha yaygın ofis yönetimi rolleriyle karıştırılmamalıdır.
