Sekreter / resepsiyonist, görevleri arasında hem idari hem de müşteri hizmetleri görevlerini içeren yetenekli bir profesyoneldir. Birçok sekreter / resepsiyonist iş, her iki kategorideki iş sorumluluklarını içermesine rağmen, bir ya da diğer iş unvanı altında listelenmiştir. Bu alanda bir profesyonel genellikle bilgisayar okuryazarlığı, müşteri yönetimi becerileri ve organizasyon becerileri dahil olmak üzere çeşitli becerilere sahiptir.
Sekreter / resepsiyonist bir işin sekretarya kısmı genellikle organizasyon ve ofis yönetimine odaklanır. Sekreterler genellikle bir işletmenin dosyalarını saklar ve veri girişi ve arşiv bakımından sorumlu olabilir. Sekreterler ayrıca bir şirketteki normal günlük evrak işlerinden de sıklıkla sorumludur ve raporları yönetmek, evrak işlerini ve ofis içi notları yönetmek için çok zaman harcayabilir. Endüstrinin türüne bağlı olarak, bir sekreter ayrıca müşteri faturalandırmasından ve bazı muhasebe görevlerinden sorumlu olabilir.
Bir sekreter / resepsiyonist işinde gerekli olan resepsiyonist görevler genellikle işletmenin müşterileri ve müşterileriyle çalışmayı içerir. Resepsiyonistler genellikle selamlayıcı olarak hizmet eder ve müşterilerin kapıya girdiklerinde karşılaştıkları ilk kişi olabilir. Bu kapasitede hizmet veren, mükemmel iletişim ve müşteri hizmetleri becerileri gereklidir, çünkü bir resepsiyonist müşteriyle iş arasındaki etkileşimin tonunu belirleyebilir. Resepsiyonist beceriler ayrıca telefon görevlerini, zamanlamayı ve ofis veya müşteri VIP'lerini önemsemeyi içerebilir.
Bir sekreter / resepsiyonist iş, yukarıdaki görevlerin tümünü içerebilir, ayrıca her bir iş için daha spesifik olabilir. Birçok şirkette, sekreter / resepsiyonistlerin, şirket için faturalama, ofis belgeleri ve veri depolama işlerinde kullanılan özel yazılımları öğrenmeleri gerekecektir. Bu tür bir işte çalışan birçok profesyonelin endüstrinin terminolojisini öğrenmesi beklenir, böylece müşterilere daha iyi yardımcı olabilirler ve sorunları diğer personele açıklayabilirler. Neredeyse tüm ticari faaliyetler için merkezi bir kanal olarak hizmet ettiğinden, sekreter / resepsiyonistler sıklıkla çalışan hizmetleri ve moral kampanyalarından sorumlu tutulur ve ofis etkinlikleri oluşturmaktan ve şirket haber bültenlerini denetlemekten sorumlu olabilir.
Sekreter / resepsiyonist bir işte herhangi birisine büyük yardımı olabilecek birkaç temel beceri vardır. Tüm ortak işletim sistemleri, temel grafikler ve elektronik çizelge programları ve İnternet araştırması gibi bilgileri içeren bilgisayar okuryazarlığı bu işlerde neredeyse evrensel olarak gereklidir. Yüksek yazma hızı ve okunabilir cezalar da önemli becerilerdir. İyi örgütsel beceriler bu kapasitede optimum performans için anahtar olabilir, çünkü işyerinde karışıklık ve iletişimsizlik olasılığını azaltabilirler. Son olarak, hoş bir tavır ve profesyonel davranış, sekreter / resepsiyonistlerin çalışanlarıyla iyi koşullarda kalmasına ve şirketin mükemmel bir ün kazanmasına yardımcı olabilir.
