Mülkiyet tapu belgelerinin dosyalanmasından ve kaydedilmesinden bir başlık koordinatörü sorumludur. Koordinatörler genellikle araç kiralama şirketleri, emlak yönetim firmaları ve seyahat operatörleri tarafından kullanılır. Bu şahıslar, bir firmanın mülkiyet hissesini krediler, kira sözleşmeleri ve haciz ile ilgili belgelerin düzenli olmasını sağlayarak korurlar.
Birçok ülkede, bir gayrimenkul parçası el değiştirdiğinde, satıcının mülk ünvanını veya tapusunu imzalı olarak imzalaması ve belgenin noterde tasdik edilmesi ve yerel adliyede kaydedilmesi gerekir. Benzer şekilde, birçok alandaki araç sahiplerinin, bir otomobil, tekne veya başka bir araç türü satın alındığında veya satıldığında başlık belgelerini dosyalaması gerekmektedir. Birisi bir mülke karşı borç aldığında, borç verenin, hacizin yürürlüğe girmesi için yerel adliyede haciz bildirimi yapması gerekebilir. Bir kiralama şirketi veya emlak yönetim firması tarafından kullanılan bir başlık koordinatörü, şirketin sahip olduğu her araç veya mülk için hacizlerin uygun şekilde kaydedilmesini sağlamalıdır. Hata tespit edilirse, başlık koordinatörü bir ünvan almak için önceki sahibiyle iletişime geçmek veya yetkili bir imzalayanın gerekli evrak işlerini tamamlaması için gerekli düzenlemeleri yapmak zorunda kalabilir.
Bir kiralama firması veya bir seyahat firması bir bireye araç kiraladığında, başlık koordinatörü kiralayana mülkiyet belgelerinin bir kopyasını vermek zorunda kalabilir, çünkü birçok ülkede sürücülerin araçlarda başlık belgelerini saklaması gerekir. Koordinatör imzalı kira sözleşmesinin bir kopyasını başlığa eklemek zorunda kalabilir, böylece bir polis memuru aracı durdurursa, sürücü ile araç sahibi arasındaki ilişki düzgün bir şekilde belgelenir. Sigorta şirketleri bazen, bir kiralama sigortası yaptırmayı kabul etmeden önce ana belgenin ayrıntılarını ister; bu durumda koordinatör, belgenin bir kopyasını bir sigorta acentesine vermek zorunda kalabilir. Aynı şekilde, araba tamir firmalarının genellikle araçlar üzerinde çalışmaya başlamadan önce mülkiyeti doğrulamaları gerekir.
Gayrimenkul yatırım şirketleri, mülkleri rutin olarak alıp satarlar ve mülk koordinatörü, tapu belgelerini alma veya salıverme sürecini yönetmekten sorumludur. Bazı ülkelerde, devlet kurumları emlak vergisi alırlar ve kurumlar üçüncü şahıslara kiralanan mülkler için genellikle daha yüksek bir vergi ödemek zorunda kalırlar. Kiralama süreleri arasında, bir mülk yönetim şirketi şirket içi amaçlar için bir parça gayrimenkul kullanabilir; bu durumda, koordinatör yerel adliyede düzeltilmiş ünvanı verirse firma bazen vergi indirimi alabilir. Eğer firma daha sonra mülkünüzü kiraya vermeyi tercih ederse, mülkün bir kiralık mülk olarak kullanıldığını göstermesi için unvanın güncellenmesi gerekir.
