Seyahat planlayıcısı, müşteriler için tatil ve seyahat paketleri organize eden bir aracıdır. Bir müşteriyle istişare sırasında ve sonrasında bir güzergah belirleme, uçuş rezervasyonu, araç kiralama veya eğlence ekipmanı kiralama gibi çeşitli görevleri yerine getirirler. Seyahat planlamacısının temel önceliği, seyahatin çeşitli yönlerini koordine etmektir. İş, çoklu görevlendirme, zamanlama, pazarlık ve diğer kişilerarası iletişim becerilerini gerektirir.
Tatiller için, bir seyahat planlayıcısı müşterisine yakından danışmalıdır. Çoğu durumda, tatilleri için bir seyahat planlamacısının yardımını arayan müşteriler bunu yaparlar çünkü tatillerinin her bir bölümünü kendileri koordine etmek yerine toplam bir paket satın almak isterler. Örneğin, bir seyahat planlamacısının müşterinin uçması, yelken açması veya oto veya demiryolu ile yola çıkması gerekip gerekmediğini belirlemesi gerekir. Genellikle müşteriler istişareler sırasında kesin gereksinimlerini dile getirebilirler, ancak birçok durumda seyahat planlamacısının bunu bir soru-cevap oturumu ile yapması gerekir.
Transit yöntemi düzenlendikten sonra, bir seyahat planlamacısı müşterinin ihtiyaçlarına en uygun konaklama yerlerini bulmak zorunda kalacaktır. Bu basit gibi görünse de, birçok müşteri ne tür bir yerde kalmak istediklerinden emin değil. Bir müşteri için en uygun konaklama yeri belirlerken birçok farklı faktör ortaya çıkıyor: hedef şehirdeki konum, özelliğe yakınlık konumlar veya aktiviteler, lüks seviyesi ve estetik duyarlılık.
Seyahat planlamacıları genellikle müşterilerinin tatillerinde yapacakları şeyleri düzenler ve hiçbir zamanlama çatışması oluşmamasını sağlar. Planlayıcı, müşterilerinin zevklerine ve çıkarlarına en uygun etkinlikleri ve gezileri bulacak ve bu faaliyetlerin müşterisinin bütçesine uygun olmasını sağlayacaktır. Bu, gezi planlamacısının müşterilerini tanıma ve onlardan zevk aldıklarını anlama seviyesine sahip olmalarını gerektirir.
Gezi planlamacıları tatil düzenlemeleri ile sınırlı değildir. Birçok durumda, yüksek düzeyde koordinasyon ve yetkinlik gerektiren iş gezileri düzenlemek için işe alınırlar. Ayrıca, şirketten çekilme, seminer ve kongre düzenlemeleri veya insanlara yönelik seyahat programlarını koordine etme becerisi gerektiren herhangi bir şey yapmaları istenebilir.
