Bir koğuş sekreteri, kayıtlı bir hemşire (RN) veya başka bir yönetici tarafından verilen görevleri yerine getirerek bir hemşire istasyonunu bir hastanede sorunsuz bir şekilde çalışır durumda tutmaktan sorumludur. Koğuş sekreterleri sıklıkla hasta bilgilerini hasta ziyaretçileriyle birlikte diğer hastane departmanlarındaki personele iletir. Çoğu hastane koğuşunda sekreterlik görevlerinde büro görevlerinin yanı sıra kabul işleri yapılması beklenmektedir.
Birçok koğuş sekreteri, doktorlardan, hemşirelerden ve diğer hastane bölümlerindeki çalışanlardan gelen hasta bilgilerini hasta kayıtlarına girmek için bir bilgisayar kullanır. Tipik olarak doktorların notlarını tıp transkripsiyonistlerinin yaptığı gibi rapor formuna çevirmemelerine rağmen, koğuş sekreterleri raporlardan gelen bilgileri klavyenin denetleyici bir RN tarafından talimat verilen diğer belgelere aktarması gerekebilir. Bu nedenle, tıbbi terminoloji, farmakoloji ve genel cerrahi prosedürlerin anlaşılması genellikle sekreterlik iş tanımlarında ifade edilir. Kayıtlı hemşirelerin doğrudan hastalarla ilgilenmek için daha fazla zamana sahip olmak için evrak işlerini tamamlamak üzere bir koğuş sekreteri vardır.
Güncel hasta kayıtlarının tutulması, bir koğuş sekreterinin işinin önemli bir parçasıdır, çünkü sağlık personeli hastaları tedavi ederken grafikler ve diğer belgeler hakkında en son ve en doğru bilgileri ister. Birçok koğuş sekreteri, daha kıdemli büro hemşireliği personelinden iş başında eğitim almaktadır. Üst düzey bir koğuş sekreteri kayıtlı hemşirelere, hemşire istasyonu için idari ve örgütsel prosedürleri planlamada yardımcı olabilir.
Telefona cevap vermek ve e-posta yazışmalarını cevaplamak diğer ortak koğuş sekreterlik görevleridir. Koğuş sekreterleri sık sık hastane ziyaretçilerini doğru hasta odalarına yönlendirmelidir. Kişinin durumu hakkında güncellemeler sağlamak için hastanın aile üyesi ile düzenli iletişimde kalabilir. Güncellemeleri almak için belirlenmiş bir aile ferdi için hasta hakkındaki soruları cevaplamak çoğu sekreterlik işinin ortak bir parçasıdır. Bir koğuş sekreteri sık sık hemşirenin çalışma masasında resepsiyon görevlerini sağlamak ve ziyaretçileri şahsen hasta odalarına yönlendirmek için çalışır.
Hastane ortamında çalışmak yerine, koğuş sekreterleri başka tıbbi ortamlarda da kullanılabilir. Örneğin, sağlık ve sağlıklı yaşam merkezlerinin yanı sıra toplum temelli kuruluşlar da genellikle koğuş sekreterleri kullanır. Doktor muayenehaneleri ve tıbbi muayenehaneler koğuş sekreterleri için diğer çalışma ortamları olabilir. Koğuş sekreterliği iş görevleri çoğu hastane ortamındakilerden farklı olabilir, ancak alım ve hasta dosyalarını ve evrakları güncel tutmanın yanı sıra genellikle beklenir. Bu ortamlarda, iş unvanı koğuş sekreterinden ziyade tıbbi bir idari asistan olabilir.
