Ofis asistanı, bir ofiste çalışan birçok farklı türde işi tanımlayabilen belirsiz bir terimdir. Bazen, yönetici asistanı gibi kelimelerle eşanlamlı olarak kullanılabilir veya yönetici asistanlarının, yönetici asistanlarının veya sekreterlerin çalışmalarına yardımcı olan ofis destek personeline başvurabilir. Ortalama ofis asistanı ofis ortamında çeşitli işlerde çalışabilir ve genellikle iş için temel ofis becerilerine ihtiyaç duyar.
Bu son türden bir ofis asistanı aşağıdaki işlerden herhangi birini yapabilir:
- Telefonu cevapla
- Bilgileri dosyalayın ve düzenleyin
- Mesaj al
- Ayak işleri
- tip
- Veri girişi veya kelime işlemeyi yapar
- Diğer ofis personelini desteklemek için çalışmak
- Fotokopi makineleri veya faks makineleri gibi ofis ekipmanları kullanın
- Microsoft Word®, Excel® veya Access® gibi belirli programları kullanın
- Müşteri desteği sağlayın
- Muhasebe konusunda yardım
Bir ofis işletmekten, doğrudan yöneticilere destek vermekten ve diğer ofis çalışanlarını denetlemekten daha ileri ofis asistanları sorumlu olabilir. Genellikle yöneticilere veya üst düzey çalışanlara verilen destek daha doğrudan olduğunda, ofis asistanına idari veya yönetici asistanı denilebilir. Ofis asistanı diğer çalışanları denetlerse, kendisine ofis yöneticisi denebilir.
Sık sık, ofis asistanları “tüm esnafların jack” çalışanları olmalıdır. İyi yazma yeteneklerine sahip olmalı, diğer çalışanlardan emir almaya istekli olmalı, çeşitli kapasitelerde çalışmaya hazır olmalı ve en azından tipik ofis yazılımı bilgisine sahip olmalıdır. İşler günden güne değişebilir ve ofisin mevcut ihtiyaçlarına bağlı olabilir. Bir gün veri giriyor, ertesi gün gönderiyor, başka bir gün tanıtım malzemelerini fakslıyor veya postalıyor olabilirsiniz. Bazen ofis müşteri hizmetleri tabanlıysa, meşgul olduğunuz alan müşteri trafiğine bağlı olabilir.
Bir ofis asistanı, ticaret okulları veya topluluk kolejleri aracılığıyla sertifika programlarını tamamlamış olabilir. Diğerlerinin lise diplomaları var ve çok azı bile yok. Aranan temel beceriler hızlı ve doğru yazabilme yeteneği, iyi telefon davranışları, iyi insanlar becerileri ve gösterilebilecek yeteneklerdir. Diğer şirketler, ofis yazılımıyla çalışabildiğinizden emin olmak ister ve bazı şirketler, bu yetenekleri göstermek için bu tür yazılımlar üzerinde test yapmanızı ister.
Ofis asistanları gerçekten profesyonellere doğrudan asistan olduğunda, işleri daha fazla odaklanmış olabilir. Esasen, meslek mensuplarının mecbur kalmaması için ihtiyaç duyulan her hangi bir ofis işini yapacaklardır. İdari ve yönetici asistanları, ofis yazılımı konusunda daha fazla deneyime sahip olma eğilimindedir ve genellikle müşteriler ve yöneticileri için daha iyi davranırlar. Ofisleri yönetebilir ve meslek mensuplarını destekleme çalışmalarında kendilerine yardımcı olabilecek ofis asistanlarını işe alabilir ve itfaiye görevlisi kullanabilirler.
Terim çok fazla şey ifade edebildiği için, ödeme aralığı da değişken olabilir. Asgari ofis becerisine sahip ofis asistanı asgari ücretin çok az bir miktarını yapabilir. İdari asistanlar, 30.000 ABD Doları (USD) aralığında ortalama bir maaş ile daha yüksek bir maaş alabilirler. Birçoğu, deneyimlerine ve iş sorumluluklarına bağlı olarak, bundan daha fazlasını yapar.
