Bir ofis otomasyon memuru, günlük ofis operasyonları için hayati öneme sahip tüm otomatik sistemlerin çalışır durumda olmasını sağlar. Genel olarak işletme, bakım ve tamir ile ilgili bu sistemleri bilmesi gerekir. Ekipman veya makine arızası durumunda, ofis otomasyonu görevlisinin onarımının veya değiştirilmesinin daha mantıklı ve maliyet etkin olup olmadığı konusundaki görüşü, diğer büro çalışanlarının üzerinde değerlidir.
Makine ve ekipmanın izlenmesine ek olarak, bir ofis otomasyon görevlisinin de bunları kullanması beklenebilir. Sık sık bilgisayar, yazıcı ve tarayıcı kullanarak düzenli olarak görevlendirilir. Posta sayaçları, faks makineleri, fotokopi makineleri ve telekomünikasyon sistemlerinde çalışma konusunda usta davranması beklenebilir. Tercihen, bu sistemler hakkındaki bilgisi, başkalarına düzgün işlem hakkında talimat vermesi için yeterince geniştir.
Bazı iş ortamlarında, ofis otomasyon görevlisi, güvenlik izleme cihazları ve güvenlik kapıları gibi diğer donanımları çalıştırmak ve bakımını yapmak için gereklidir. Görevi satıcıların, yüklenicilerin ve ziyaretçilerin kimlik bilgilerini kontrol etmek ve doğrulamak olabilir. İstisnai olarak güvenli ortamlarda, el tipi metal detektörü ile vücut taraması yapması gerekebilir.
Büro ekipmanlarının bakımı ve işletilmesi bazı ortamlarda tam zamanlı bir iş olamayacağından, katip genellikle çeşitli idari destek görevlerini yerine getirir. Genel bilgisi ve yeteneklerin çok yönlülüğü, onu tipik olarak değerli bir şirket varlığı yapar. Projelere zaman ayırdığı gibi yardımcı olmak için düzenli olarak bölümler arasında yüzüyor.
Bu ilave sorumluluklar genel olarak teknik el kitaplarının ve yayınların bakım ve güncellenmesini içerir. Belgelerin dosyalanması ve arşivlenmesi konusunda da yardım etmesi gerekebilir. Zaman zaman, gelen aramaları cevaplamak ve ziyaretçilere selamlamak gibi müşteri hizmetleri ve resepsiyon görevlerinde yardımcı olması için çağrılabilir. Yazılı iletişimde yetenekli olduğu düşünülürse, dilbilgisi, noktalama işaretleri ve içerikle ilgili yazışmaları gözden geçirmesi istenebilir.
Posta odaları çoğu zaman bir ofis otomasyon memurunun yardımını kullanır. Gelen ve giden postaların gizliliğini belirlemek için genellikle kendi takdirine ve kararına güvenilebilir. Postanın doğru bir şekilde adreslendiğinden ve uygun posta ücretinin eklendiğinden emin olması gerekebilir. Dışarıdaki kuryeler kullanılıyorsa, hizmetleri düzenlemek ve teslim alma ve teslimatları takip etmek için ofis otomasyon memuru sık sık çağırılır.
Ofis otomasyon memuru pozisyonu herhangi bir örgün eğitim gerektirmez, ancak lise diploması veya eşdeğeri genellikle göz önünde bulundurulması gereken bir önkoşuldur. Büro operasyonlarındaki deneyim, ofis makinelerinin operasyon ve onarımında iyi bir yetenek gibi, çok değerlidir. Bu pozisyondaki çalışanlar, genellikle daha yüksek bir maaş ödeyen ve daha fazla işyeri sorumlulukları, zorluklar ve ilerleme için fırsatlar sunan bir pozisyon olan ofis otomasyonu uzmanına bir tanıtım yapmak isteyebilirler.
