“Tarihlerini hatırlamayanların“ tekrarlamaya mahkum olduklarını ”söyleyen eski atasözü, genel başkan yardımcısı görevlisi ile yeni bir anlam kazandı. Bu terim, 2000'li yıllardan bu yana ticaret ve sanayide, bir şirketin geçmişini kaydetmek için atanmış bir kişiyi tanımlamak için kullanılmıştı, sadece geçmişte olan geçmişini değil, günümüzde meydana gelen ve hatırlanması gereken gelişmeleri de. Baş bellek görevlisi tarafından toplanan tarih, resmi belgelerden ve çalışanların toplu bilgilerinden toplanabilir. Bu, gelecekteki hatalardan kaçınmak ve geçmişte çalışmış olan çözümlere işaret etmekle kalmaz, aynı zamanda kurumun ortak bilgilerini kaydetmenin bir yolunu da sağlayabilir.
Baş hafıza memuru da gayri resmi bir terim olabilir. Bir süredir “orada” olan çalışanlar, bir şirketin geçmişte örgütlenme ve davranış şekli hakkında çeşitli şeyleri hatırlamakta çok iyi olabilirler. Genellikle, bir şirket tarihçisi veya baş hafıza memuru “eski zamanlayıcılar” a ve yeni çalışanlara bilgi toplamak ve şirketin gelecekteki yolunu planlamak için erişilebilecek tek bir kaynak oluşturmak için çalışır.
Tüm şirketlerin baş hafıza sorumlusu yoktur. Yine de işletme ve organizasyon yönetimi uzmanlarının çoğu, pozisyonun önemli olduğunu ve bu memurun hem başarı hem de başarısızlığa baktığı zaman en yararlı olduğunu öne sürmektedir: muzaffer anlar ve geçmişte o kadar da iyi olmayanlar. Başarıdan ders almanıza rağmen, başarısızlıktan ders almak gelecekteki başarıya doğru bir rota çizmede eşit derecede yararlı olabilir ve size hangi tuzaklardan kaçınacağınızı söyleyebilir.
Bilgi, resmi bir basılı belgeye yazılı formatlarda kaydedilebilir veya dijital yollardan edinilebilir. Sadece tarih değil, bir şirketin ansiklopedisi de olabilir. Alternatif olarak, bir baş hafıza sorumlusu, şirkete danışma kapasitesinde çalışabilir, geçmişte sorun yaratan karanlık bölgelere girdiklerinde onları bilgilendirerek ya da iyi sonuçlanan durumların çözüldüğüne işaret eder.
Bazı ailelerde, küçük ailelerde bile, bir kişi ana anı subayı olmayı seçer ya da varsayılan olarak biri olur. Bu çok gayrı resmi olabilir. Bir aile üyesi fotoğrafçıdır ve aile hayatındaki önemli anları kaydeder. Diğer zamanlarda, bir ailenin baş hatıra memuru, şecere raporları oluşturmak, herhangi bir anıyı veya yazıyı bir araya getirmek ve aile tarihinin web sitelerini, kitaplarını veya çıktılarını almak için zamana geri döner. Küçük ailelerde bu rolü üstlenirseniz çocukları ihmal etmeyin. Bir ailenin kollektif bilgisinin bir parçasını oluştururlar ve bir ailede meydana gelen olayların çoğunu, özellikle de olumsuz şeyleri hatırlayabilirler.
Bir ailede ya da işletmede, toplu bir bilgi birikimi oluşturmaya çalışmak çok zor olabilir. Tarafsız bir tarih oluşturmaya çalışıyorsanız, perspektif konusu ele alınmalıdır. Dahası, şirket ortamlarında, geçmiş olaylar veya şirket kararları hakkında görüşebileceğiniz insanların çoklu bakış açılarını anlamak birçok farklı yöne yol açabilir ve bazı insanlar olayları doğru hatırlamaz. Neleri dahil edip hariç tutacağınıza karar vermek önemli işler alabilir.
Bununla birlikte, organizasyon uzmanları bu çalışmanın değerli olduğunu ve şirketin şimdiki veya gelecekteki etkili stratejileri ve yönetim planlarını oluşturmasına yol göstermesine yardımcı olabilir. Şirketin ortak bilgilerinin bir kaydı, “yinelenen tarihi” engellemenin bir yolu olabilir. Elbette, şirketin gelecekteki planlarını oluşturmadan önce genel olarak baş bellek ofisini veya topladığı verileri kullanmasına bağlı.
