İnsan kaynakları asistanı olarak da adlandırılan bir insan kaynakları asistanı veya İK asistanı, bir kuruluş veya işletmenin insan kaynakları bölümünde çalışır. Çok çeşitli iş sorumlulukları vardır ve genellikle tam zamanlı çalışır. Bir insan kaynakları asistanı genellikle çalışanlarla çalışır, bu da yeni çalışanların işe alınması ve işe alınması, çalışan kayıtlarının tutulması ve bilgilerin güncel tutulması anlamına gelir.
Bir insan kaynakları asistanının işinin büyük bir kısmı, mevcut, geçmiş ve potansiyel olmak üzere doğrudan çalışanlarla çalışmaktır. Birisi iş veya organizasyon için başvurduğunda, asistan genellikle referansları kontrol etmek ve istihdam geçmişini doğrulamaktan ve ayrıca bir kredi kontrolü gibi diğer gerekli bilgilerden sorumlu olacaktır. Bir insan kaynakları asistanı tipik olarak röportaj vermemesine rağmen, gözlemlemek için oturabilir. İstihdamla ilgili bir karar alındığında, sonucu bildirmek için başvuru sahibiyle iletişim kurmaktan sorumlu olabilir.
Bir çalışan işe alındığında, İK asistanı onlardan bilgi, isim, adres, telefon numarası, iş geçmişi, iş unvanı, acil durum irtibat bilgisi ve varsa, sosyal yardım seçimine ilişkin bilgiler de dahil olmak üzere onlardan bilgi isteyecektir. Yeni çalışanın kıyafet yönetmeliği, hastalık süresi veya tatil zamanı, maaş veya tıbbi yardımlar gibi herhangi bir işyeri uygulamasıyla ilgili soruları varsa, örneğin, insan kaynakları asistanının bu soruları cevaplayabilmesi gerekecektir. Tüm bu bilgiler toplandıktan sonra İK asistanı kayıtları güncel, doğru ve erişilebilir tutmalıdır.
İnsan kaynakları asistanının işi, bir çalışan işi bıraktığında bitmez. Daha sonra, çalışandan yeni bir işe başvurduğunda başvuru için başvurulabilir ya da iş geçmişini doğrulaması veya emeklilik planlarının ya da diğer hakların transferinde yardımcı olması istenebilir. Çalışanlarla çalışmaya ek olarak, bir İK asistanı telefonlara cevap vermek, posta açmak, diğer dosyalama kayıtlarını tutmak veya diğer genel ofis görevlerinden sorumlu olabilir. Asistan, potansiyel çalışanlar için özgeçmişlerini de Internet’te arayabilir.
Tipik olarak, bir insan kaynakları asistanının işe alınabilmesi için yalnızca lise diplomasına veya GED'e ihtiyacı olacaktır. Eğer bir kişi asistan olarak başarılı olursa, nihayetinde, ek bir fayda ile birlikte maaş artışı ile gelebilecek olan bir insan kaynakları müdürü olmak için terfi ettirilebilir. İnsan kaynakları asistanlarının, insanlarla iyi çalışabilmeleri, saygılı ve sağduyulu olmaları ve bilgisayar kullanarak yetenekli olmaları önemlidir.
