Bir muhasebe memuru, bir işletme veya kuruluş adına hesap defterlerini dikkate almaktan sorumludur. Birçok ülkedeki yasalar, işletme sahiplerinin gelir ve giderlerin ayrıntılı mali kayıtlarını tutmalarını gerektirir ve bu kayıtlar vergi hazırlığı ve şirket denetimleri sırasında kullanılır. Muhasebe memuru, finansal bilgilerin doğru bir şekilde kaydedilmesini ve şirketin kitaplarının günlük, haftalık veya aylık olarak dengelenmesini sağlamalıdır.
Birçok şirket, bordro veya envanter gibi farklı harcama türleri için ayrı defter tutmaktadır. Fonlar bu hesaplardan yatırılmadan veya çekilmeden önce, muhasebe memuru önce tüm işlemleri genel bir defterden geçirebilir. Mevduat genel muhasebe defterine kaydedilir ve bu hesaptan tahsil edilir ve uygun alt deftere yeniden paylaştırılır. Katip, bu para yatırma ve çekme işlemlerini izlemek için alt defter hesap numaralarını kullanır, ancak genel defter hesap defteri, şirketin tüm borçlarının ve kredilerinin ayrıntılarını içerir.
Her günün sonunda, defterin bitiş bakiyesi, günün başlangıç bakiyesinin toplamının yanı sıra tüm kredileri ve eksi tüm borçları yansıtmalıdır. Tipik olarak, firmalar katipin genel defteri günlük olarak dengelemesini ister. Herhangi bir tutarsızlık bulunursa, muhasebe memuru sorunun kaynağını belirlemek için tüm işlemleri ve makbuzları dikkatlice incelemelidir. Katip, hatayı düzeltmeli ve bitiş bakiyesinin doğru olduğundan emin olmalıdır. Bazı ülkelerde, defterleri günlük olarak denetlemek için memurlara ihtiyaç duyulmaz, ancak daha sık defterler gözden geçirilirse, memurlar sorunları daha kolay tespit edip çözebilir.
Muhasebe memurları bazen finansal raporlar hazırlamaktan ve şirket yöneticilerine veya sahiplerine sunum yapmaktan sorumludur. Defterlerde yer alan verilere bakarak firmanın finansal performansı hakkındaki soruları cevaplayabilirler. Vergi makamları denetimler yaparsa, muhasebeci denetçinin sorularını cevaplamaktan ve denetçilerin talep ettiği makbuzların kopyalarını ve finansal bilgilerin temin edilmesinden sorumludur.
Bazı şirketler genel muhasebe memuru olarak çalışmak için sertifikalı muhasebe uzmanları tutmaktadır. Bu bireyler genellikle muhasebe, finans veya ilgili alanlarda üniversite diplomasına sahiptir ve muhasebeci olarak çalışmak için lisanslıdır. Büyük şirketler, şirketin farklı bölümlerinin finansmanını denetlemek için çok sayıda katip istihdam edebilir. Küçük firmalar bazen muhasebe memuru olarak çalışmak için resmi muhasebe eğitimi almayan muhasebeciler tutarlar. Bu kişiler kolej derecelerine sahip olabilir veya olmayabilir ancak genellikle ofis yöneticileri, sekreter veya sayman olarak bazı deneyimlere sahip olabilir.
