“Öğrenci profili” terimi, eğitim toplumunda birçok farklı anlamda kullanılmaktadır. Her durumda, bir öğrenci profili bir öğrenci hakkında bilgi sağlar, ancak bilgi farklı şekillerde sunulabilir ve kullanılabilir. Öğrenci profilleri, bir öğrencinin gönderdiği verileri ve bir öğrencinin tam bir resmini sağlamak için bir eğitim kurumundaki personel tarafından eklenen bilgileri içerebilir. Güvenlik ve mahremiyet endişeleri nedeniyle birçok öğrenci profiline erişim sınırlıdır.
Bir maddi yardım ofisinde, maddi yardımın uygunluğunu belirlemek ve öğrencinin kolejdeki hesaplarını ve tarihçesini takip etmek için bir öğrenci profili kullanılır. Bazı finansal yardım ofisleri, Üniversite Kurulu tarafından finansal yardım başvurularının bir parçası olarak tasarlanan PROFILE® olarak bilinen belirli bir belgeyi kullanır, öğrenciler kendileri ve mali durumları hakkında bilgi vermek için belgeyi doldururlar. Tipik bir finansal yardım profili, öğrenci ve veli ile ilgili demografik bilgileri, ayrıca finansal bilgileri ve tam bir hesap geçmişini içerir.
Kabul ofisleri, öğrenciler bir okula başvurduklarında öğrenci profilleri de oluşturur. Profil genellikle elektroniktir, böylece kolayca takip edilebilir ve gözden geçirilmek üzere kabul ofisinin çeşitli üyelerine gönderilebilir. Profil, kabul yazıları ile birlikte temel demografik bilgiler ve öneri mektuplarıyla birlikte önceki kurumlardan gelen eğitim kayıtları gibi öğrenciden gelen bilgileri içerir. Kabul profilleri ayrıca görüşmelerin transkriptini, başvuru sahibiyle olan etkileşim kayıtlarını ve diğer ilgili verileri içerebilir. Öğrenci kabul edilirse, kabul profili, kayıt tutma amacıyla, notları, alınan dersleri ve benzeri kayıtları içeren ve sicil memuru ve burs ofisleri tarafından tutulan bir profille birlikte, kayıt tutma amacıyla bir öğrenci profili oluşturmak için kullanılacaktır.
Birçok üniversite ve kolej, öğrencilerin ayrıca, başvuru broşürlerinde ve web sitelerinde, potansiyel başvuru sahiplerine hitap etmek için rahat profilleri sunmaktadır. Bu öğrenci profilleri, öğrencilerin ilgi alanlarına ve okuldaki çalışma kurslarına odaklanarak, başvuru sahiplerinin okulun kendileri için uygun olup olmadığını belirlemek için okulda tipik bir öğrencinin anlık görüntüsünü sağlar. Bu öğrenci profilleri halka açık olduğu için, yalnızca öğrenciden izin alınarak yayınlanır ve hassas bilgiler içermez.
Öğrenciler ayrıca medya tarafından da profillenebilir. Birçok küçük kasaba gazetesi mezuniyet süresi boyunca öğrenci profilleri yayınlar; böylece topluluk üyeleri mezun olan ve geleceğe yönelik planları hakkında daha fazla bilgi sahibi olan öğrencilere tanıtılabilir. Bir öğrenci profili, bir topluluk grubunu organize etmek, yurtdışında gönüllü olmak ya da spor müsabakalarında başarılı olmak gibi ilginç bir şey yapan bir öğrenciyi profillendiren bir gazeteci ile birlikte, halkın ilgisini çeken bir hikaye olarak da kullanılabilir.
