Sözleşme yönetimi terimi genellikle satın alma veya satın alma departmanlarında kullanılır. Tedarik departmanının sorumluluklarının bir parçası olarak, yönetici mal ve hizmet tedarikçileri ile kuruluşa görüşmeler yapar, kabul eder ve imzalar. Sözleşme yönetimi, tedarikçinin görüşülen sözleşme koşullarını yerine getirmesini sağlama sürecidir. İhale müzakere sürecinde rolü bir maliyet yönetimi sürecinin önemli bir parçası olsa da, sözleşme yönetimi gerçek tasarrufların elde edilebildiği veya kaçırıldığı yerdir.
Etkili sözleşme yönetimi uygulamaları, düşük işletme maliyetleri, verimli hizmetler ve bir sonraki müzakere turunda daha güçlü bir pazarlık pozisyonu ile sonuçlanır. Sözleşme yönetimi, sözleşmeye uygunluğun sağlanmasını, hizmet ve uyuşmazlıkların çözümü ile ilgili konular için birincil temas olarak hareket etmenin yanı sıra, sözleşmede müzakere edilen tüm ödemeleri veya maddeleri yönetmeyi de içerir. Genel olarak, sözleşme yönetimi üç ana bölüme ayrılabilir: eşikler, indirimler ve performans maddeleri.
Eşik, dolar harcamalarının, işlemlerinin veya satın alınan birimlerin belirli hedeflerini tanımlamak için kullanılan bir terimdir. Bu eşikler genellikle alım fiyatlarındaki dolar indirimlerine bağlanır ve genellikle belirli bir zaman diliminde alınan siparişlerin sayısına dayanır. Müzakere sürecinin bir parçası olarak, eşikler genellikle tedarikçinin normalde sağlayacağından daha derin indirimler talep etmek için kullanılır. Hacim arttıkça, tedarikçi, maliyetleri düşürdükçe fiyatı düşürme motivasyonuna ve kapasitesine sahiptir.
Para iadeleri, tedarikçiye belirli hedeflere ulaşması için bir ödül veya teşvik olarak kullanılır. Örneğin, bir fırın belirli bir süre boyunca belirli bir miktarda un almak için pazarlık yapabilir. Belirli bir zaman dilimi içinde tamamlanmış, zamanlanmamış ek talepler, tedarikçiye bir iadeye hak kazanabilir. Fatura standart meblağ içindir, ancak vergi iadesi derhal bir ihtiyacı karşılaması için bir ödül olarak hesaplanır ve tedarikçiye geri ödenir. Bu esneklik genellikle sözleşmenin standart bir teslimat programı için olduğu zamana duyarlı ortamlarda bulunur, ancak işletme gereksinimlerini karşılamak için ek esneklik gerekir.
Performans maddeleri, işletmenin çalışması için kritik olan ölçülebilir öğelere dayanmaktadır. Yaygın şartlar, belirli bir zaman dilimi içerisinde teslimat, belirlenmiş bir tarih aralığında faturalandırma, referans noktası teslimat tarihlerini karşılama ve inşaat projeleri için tamamlanma yüzdesine dayanır. Bir performans maddesinin amacı, tedarikçi ile müşteri arasında kabul edilmiş bir ölçüm yöntemi oluşturmaktır. Bu maddeler, sektöre bağlı olarak, genellikle cezalara veya ödüllere bağlanmaktadır.
Etkili sözleşme yönetimi, günlük faaliyet takibi, performans yönetimi ve tedarikçi ile takibi içerir. Şirket, yalnızca aktif bir sözleşme yönetimi süreci ile sözleşmeye dahil olan herhangi bir avantajı talep edebilir. Bu avantajlar erken tahliye hükümlerini, ek ödeme indirimlerini ve diğer cezaları içerebilir.
