Büro defter tutma, bir ofisteki mali kayıtları koruma işlemidir; Muhasebeye çok benzer, ancak genellikle biraz daha basittir. Muhasebecilerden farklı olarak, bir büro için defter tutma yapan kişilerin, elbette muhasebe veya işletme defter tutma deneyimi çok faydalı olsa da, herhangi bir özel lisansa sahip olmaları gerekmez. Büro defter tutma, her harcamanın yanı sıra ofisin kazandığı tüm gelirlerin dikkatlice kaydedilmesini gerektirir; Hata yapılmamasını sağlamak için kayıtlar her zaman güncel tutulmalı ve düzenli olarak dikkatlice dengelenmelidir.
Büro defter tutma, işletmenin maruz kaldığı zararları ve yıl boyunca elde edilen karları takip etmek için kullanılır. Bu bilgiler hem işletme tarafından hem de vergi amacıyla kullanılır. Vergi amaçlı dikkatli bir şekilde defter tutma yapmak çok önemlidir, çünkü bu, işletmenin sahip olduğu vergi miktarını belirler. Ek olarak, İç Gelir Servisi, defter tutma kayıtlarından, vergi beyannamesi üzerindeki tutarsızlıkları çözmelerini isteyebilir. Kayıtlar yanlışsa, bu ciddi yasal sonuçlara yol açabilir.
Ofis defter tutma kayıtlarında yer alan bilgiler ofisin sahip olduğu tüm işlemleri içerir. Bu, müşterilerle nakit, çek veya kredi kartı işlemlerini içerir; çalışanlara bordro ödemeleri; ofise ürün tedarik eden satıcılara yapılan ödemeler; günlük satışlar veya gelir; ve gerçekleşen diğer finansal işlemler. Kitapların tutulduğu yöntem, işin niteliğine bağlı olarak, farklı ofislerde kesinlikle değişiklik gösterecektir, ancak herkesin anlayabileceği ve daha sonra buna bağlı kalabileceği açık bir yöntem geliştirmek en iyisidir.
Büro defter tutma işleminin yapılabileceği birkaç farklı yol vardır. Bazı ofisler yalnızca bu işi yapmak için bir muhasebeci tutarken, mali işler daha karmaşıksa bazıları bir muhasebeci tutar. Bazı ofisler bir dizi farklı çalışanın sorumluluğunu üstlenecek ve bir bilgisayar yazılımı programı aracılığıyla defter tutma kayıtlarını tutacaktır. Bu yöntemlerden herhangi biri işe yarayabilir, ancak yine de, ofis tutma uygulamaları dikkate alındığında doğruluk en büyük öneme sahiptir. Muhasebe kayıtları daha sonra harcamaların düşebileceği veya başka değişikliklerin yapılması gereken alanları belirlemek için işletme sahibi veya yöneticisi tarafından incelenebilir.
