İdari giderler, pazarlama veya üretim gibi iş alanını etkilemeyen maliyetlerdir. Bir işletmenin yönetimi genellikle verimli operasyonların kalbi olduğu için idari giderler için doğru bütçe oluşturmak önemlidir. İdari giderleri hesaplamak için iyi kayıtlar tutmak ve tüm olası değişkenleri hesaba katmak gerekir. İyi kayıtlarla, harcamaların hesaplanması makbuz toplamlarını eklemek kadar kolaydır.
Sabit idari masraflar genellikle aydan aya değişmeyen masraflardır. Bu telefon faturaları, maaş veya sigorta harcamaları gibi şeyleri içerebilir. Bunlar, bir çalışanın işe alınması veya kaybedilmesi gibi periyodik olarak değişebilirken, bu maliyetler genellikle aydan aya aynı kalır.
Değişken maliyetler, gaz veya elektrik faturaları gibi bazı yarı sabit harcamaları içerebilir. Bunlar aydan aya biraz değişmekle birlikte, genellikle yakın bir aralıkta kalacaktır. Yarı sabit maliyetleri doğru bir şekilde hesaba katmak için, bir yıllık maliyetleri bir araya getirip 12'ye bölerek ortalama bir aylık maliyet yaratmaya çalışın. Bu size aylık veya üç aylık giderler hakkında yeterli bir fikir verecektir.
Arz ihtiyaçları zaman zaman değişebilir ve bu da idari giderlerde değişikliklere neden olabilir. Arz hesaplamaları, kağıt, toner veya posta malzemeleri gibi unsurları içerebilir, ancak yeni bilgisayarlar, ofis mobilyaları veya şirket araçları için gaz gibi daha büyük alımları da içerebilir. İyi bir kayıt tutma, tedarik siparişlerinin hem maliyetini hem de düzenliliğini takip etmede kritik öneme sahiptir. Satın alma türünü, satın alma tarihini ve maliyeti listeleyen basit bir e-tablo dosyası tutmak, tedarik harcamalarının derlenmesini kolaylaştırır.
Birçok şirket belirli amaçlar için bazı isteğe bağlı idari fonlara sahip olacaktır. Bunlar arasında eğitim veya seminerler, tatil partileri, ikramiye veya otomatik satış makineleri gibi çalışan hizmetleri için fonlar bulunabilir. İsteğe bağlı harcamalar için dikkatli bir bütçe belirlemek, işgücü için en iyi fırsatları sunarken harcamaları aynı doğrultuda tutmaya yardımcı olabilir.
İşletmeler ayrıca bazen kötü ödeme korumasını idari giderlerine dahil edebilirler. Ne yazık ki, hemen hemen her işletme, zaman zaman sahte çek veya sahtekarlık işleminin sonunda bulmaktadır. Kovuşturmanın pratik olmadığı veya imkansız olduğu durumlarda, kötü ödeme fonları kar marjlarının çarpıklıktan korunmasına yardımcı olabilir.
İdari giderler doğru bir şekilde hesaplanıp karla karşılaştırıldığında, kesintilerin veya genişlemelerin nerede yapılabileceğini görmek kolaylaşır. Başka bir çalışanı işe almanın uygun olup olmadığını bilmek, daha ucuz sarf malzemeleri aramak veya bilgisayar sistemlerini yükseltmek, bir bakışta idare bütçesini ve harcamalarını inceleyerek anlaşılabilir. Uzmanlar, iyi bir idari gider izlemesinin olası iyileştirmeler için düzenli olarak izlenen ve incelenen günlük bir görev olmasını önermektedir.
