Proforma finansal tablo, standart finansal tablolarda oluşturulan muhasebe tahminlerini basitçe sunan bir tablodur. En iyi pro forma formatını seçmek, muhasebe tahminlerine ve pro forma beyanlarına dayalı bilinçli kararlar almak için esastır. Bir şirketin en iyi proforma formatına karar vermesine yardımcı olan birkaç faktör arasında mevcut muhasebe bilgileri, proforma beyanları için kullanılması ve muhasebe tahminlerinden belirli veriler isteyen bireyler bulunmaktadır. Bazı durumlarda, bir hükümet düzenleyicisinin, şirketlerin hazırladıkları proforma beyannamelerde gereksinimleri ve kısıtlamaları olabilir. Bu gereklilikler sadece halka açık olanlar gibi sınırlı sayıda şirketi etkileyebilir.
Muhasebe sistemlerinin tümü aynı değildir, tıpkı bir şirketteki ticari faaliyet veya prosedürlerin belirli bir sektörde aynı olmayacağı gibi. Bu nedenle, bir şirketin muhasebe girdileri, muhasebe sisteminin bu beyanlar için kullandığı pro forma formatının tipini büyük ölçüde etkileyebilir. Söz konusu olan, şirketteki en doğru proforma bildirimini sunmak için gerekli veri miktarıdır. Örneğin, bir pro forma ifadesi yalnızca altı veya sekiz ay için gerekli olabilir; Bu ifadeler kesinlikle 12 veya 18 aylık bir ifadeden daha az girdi gerektirir. Kısa vadeli açıklamaların doğruluğu, uzun vadeli açıklamaların doğruluğundan daha az önemli olabilir.
Mali tabloların biçimini seçmek için bir başka önemli faktör de belgelerin kullanımıdır. Bir bölüm kesinlikle tüm bölümler ve iş faaliyetleri hakkında daha fazla bilgi isteyen CEO veya diğer yöneticilerden daha az bilgiye ihtiyaç duyar. Bir departmanın başkanı, yalnızca kendi departmanı içindeki üretim faaliyeti hakkında bilgiye ihtiyaç duyabilir. Yine, bu veriler aslında en azından muhasebe ve finansal aktiviteyi ölçmek için kullanılan sistemler bakımından, doğada finansal olmaktan daha yönetsel olabilir. Bu ifadelerin kullanımı, pro forma formatı için belki de en iç faktördür.
Pro forma ifadelerinin kullanımı ile birlikte, karar veren bireyler de pro forma formatı için önemlidir. Örneğin, bir alt bölüm yöneticisi, bir üst yönetici veya yöneticinin ihtiyaç duyduğu tüm bilgilere ihtiyaç duymaz. Görevlerin ayrılması, muhasebe açısından bir pozisyonun veya bireyin ihtiyaç duyduğu bilgi miktarını kısıtlamaya yardımcı olabilir. Çoğu şirket, sebepsiz yere bireylere finansal tahminler vermeye istekli değildir. Bu, bir şirkette hem canlılığı hem de doğruluğu korur.
