Bir maliyet yönetimi planı, bir proje için beklenen harcamaların ayrıntılarını listeler. Şirketler, amaçlarına bağlı olarak, bu planları şirketlerindeki diğer alanlar için de hazırlayabilirler. Bir maliyet yönetimi planı geliştirmek için, şirketin yönetim ekibi maliyet üreten faaliyetleri tanımlayacak, proje için gerekli malzemeleri listeleyecek, proje için bir zaman çizelgesi geliştirecek ve maliyetleri ve ortaya çıkan farklılıkları ölçmek için kullanılan ölçümleri belirtecektir. Projenin büyüklüğüne ve kapsamına bağlı olarak diğer kalemler de plan üzerinde olabilir.
Şirketin harcama yapmayı beklediği tüm alanları detaylandırması için maliyet etkinliklerinin belirlenmesi gerekmektedir. Üretim tarzı projelerde, bu maliyetler tipik olarak mal üretmek için gerekli olan malzemeleri ve işçiliği içerir. Ancak, hizmet tabanlı projeler farklı bir odak noktasına sahip olacak; Şirket, müşteri hizmetleri, teslimat, yardımcı hizmetler veya projeye maliyet katacak diğer dolaylı alanlar gibi alanları tanımlamalıdır.
Çoğu şirket bu bilgilerle bütçeler hazırlayacağından, bir maliyet yönetimi planı için malzeme listeleme gereklidir. Maliyete dayalı birçok proje, yıl boyunca belirli zamanlarda gerçekleştirilir. Şirketler bu projeler için bir bütçe sınırına sahip olacak ve genellikle maliyet yönetimi planında listelenen maliyet kısıtlamalarını karşılayan bir veya birkaçını kabul edecektir. Şirket ayrıca, belirtilen bütçe dahilinde daha fazla proje tamamlamak için planı ayarlayabilir.
Şirketlerin ayrıca planlarıyla ilgili maliyetleri nasıl takip edeceklerini detaylandırması gerekecektir. Bu, fiili maliyetleri belirterek projede kullanılan malzeme ve işçilik maliyetlerinin izlenmesini içerebilir. Tesadüfi ürünler farklı ölçüm teknikleri gerektirebilir. Örneğin, bir şirket yeni projede çalışanları ayrı bir departmandan kullanmayı bekliyorsa, ilgili maliyeti hesaplamak için bir yüzde kullanabilir. Maliyet yönetimi planı, BT departmanından gelen emeğin yüzde 25'inin yeni projeye karşı çıkacağını belirtebilir.
Maliyet yönetimi planına dahil edilecek diğer kalemler, zaman çizelgesi ve plan için varyans analizini içerir. Zaman çizelgesi, maliyet aşımlarını önlemeye ve projelerin karlı kalmasını sağlamaya yardımcı olur; inşaat gibi bazı endüstrilerde, ödeme almak için zaman çizelgeleri gereklidir. Bu süreç, proje yönetim planında ortaya çıkan erken maliyetlerin dengelenmesine yardımcı olur.
Bir maliyet yönetimi planının neden bir maliyet aşımına sahip olabileceğini belirlemek için varyans ölçümleri de gereklidir. Şirketler daha sonra planı gerçek harcamalarla karşılaştırabilir ve ikisi arasındaki farkın nedenini belirleyebilir.
