Bir kişinin bir muafiyet mektubu yazması gerekebilecek bazı durumlar vardır. Örneğin, vergi mükellefinin neden belirli yerel, eyalet veya federal vergileri ödemekten muaf olduğunu açıklamak için bir muafiyet mektubu gerekebilir. Ek olarak, yasal olarak gerekli olan aşılardan veya bir kişinin uyumsuzluk için geçerli bir nedene sahip olduğu diğer yasal gerekliliklerden yasal olarak bir muafiyet talep etmek için bir muafiyet mektubu gerekebilir. Her durum biraz farklı bilgiler gerektirse de, muafiyet mektubunun formatı, kullanım amacına bakılmaksızın büyük ölçüde aynı olacaktır. Mektup, temel tanımlayıcı bilgileri, yasal zorunluluğun ve muafiyet sebebinin bir açıklamasını içermeli ve yazarın muafiyeti talep ettiğini açıkça belirtmelidir.
Bir muafiyet mektubu yazarken, ilk adım yazışmaların uygun kişi veya kurumla yapıldığından emin olmaktır. Örneğin vergi dairelerinin, vergi mükelleflerine yazışmalar yapan birçok farklı ofisi ve adresi olabilir. Basit bir telefon görüşmesi, uygun durumlarda, posta adresinin ve mektubun adresinin verileceği kişinin ismini sağlamalıdır.
Mektubun kendisi, ad, adres ve e-posta adresi veya telefon numarası gibi antetli kağıtlarda değilse, yazarın ilgili bilgisini içermelidir. Doğru bir şekilde adreslendikten sonra, mektupta "satış vergisi muafiyeti" veya "aşı muafiyeti" gibi referansın ne olduğu belirtilmelidir. Bir mükellef kimlik numarası veya sosyal güvenlik numarası da verilmelidir, böylece alıcı muafiyetten kimin kayıtları etkilenir.
Bir muafiyet mektubu çerçevesinde, yazar, muafiyet talebinde bulunduğu yasal yükümlülüğün ne olduğunu belirtmelidir. Örneğin, yasal zorunluluk satış vergisi ödemekse, o zaman mektubun yazarı bu yükümlülüğün mektubun konusu olduğunu ve dolayısıyla muaflığın olduğunu kabul etmelidir. Yasal yükümlülüğün ne olduğunu belirttikten sonra, yazar neden yükümlülükten muaf tutulmaya hakkına sahip olduğunu açıklamalıdır. Mümkünse, yazar, muafiyet hakkı veren yasal bir kaynağa atıfta bulunmalıdır.
Yasal yükümlülüğü ve yazarın muaflığa hakkı olduğuna inanmasının sebebini açıklamanın yanı sıra, mektupta yazarın muafiyeti talep ettiğini açıkça belirtmesi gerekir. Muafiyet, küçükler için aşılama zorunluluğu durumunda olduğu gibi, öyleyse, yazar çocuğun adını, çocukla ilişkisini içermeli ve ebeveynlerin muafiyetini dini nedenlerle belirtmelidir. Muafiyeti mektubun sonunda basit bir cümle ile ifade etmek, okuyucunun yazarın muafiyeti talep ettiğini açıkça belirtmesini sağlamalıdır.
