Bir sponsorluk mektubu, belirli bir projeye fon veya malzeme sağlama talebidir. Sponsorluk mektupları, çeşitli projelere fon sağlamak için arkadaşlara ve aileye, meslektaşlarına, kar amacı gütmeyen kuruluşlara ve hatta şirketlere gönderilebilir. Bazı olumlu tepkiler projenin niteliğine bağlı olsa da, kişisel, dokunaklı ve etkili bir sponsorluk mektubu yazmak, gerekli fon veya talep edilen kalemleri alma şansını artırmaya yardımcı olabilir.
Bir sponsor mektubu yazarken, potansiyel bağışçılar hakkında biraz araştırma yapmak önemlidir. Alıcı bir kurum veya kar amacı gütmeyen bir grup ise, şirketin de benzer bağışlar geçmişi olup olmadığını öğrenin ve gruba halihazırda var olan çalışmaları için teşekkür edin. Araştırmalar, potansiyel bağışçı listesinin bağış yapmaya istekli ve istekli görünenlere daraltılmasına yardımcı olabilir; afet yardım gruplarına bağış geçmişi olan bir şirket, örneğin, acil durum teçhizatı veya eğitim programları için fon toplamaya çalışan bir okul veya itfaiye için iyi bir eş olabilir. Ayrıca, alıcının ekonomik durumuna bakmaya da yardımcı olabilir; Potansiyel bir bağışçı yakın zamanda para kaybettiğinde veya iflas başvurusunda bulunduysa, onlara bir sponsorluk mektubu yazmak akıllıca olmayabilir.
Sponsorluk ve bağışlarla ilgilenen organizasyondaki kişinin adını bulmaya çalışın. Bu, mektubun doğru kişiye gitmesini sağlamaya yardımcı olabilir ve ayrıca isteğin kişiselleştirilmesine yardımcı olabilir. Kuruluşa yapılan basit bir çağrı genellikle şirket içinde doğru temasla sonuçlanabilir. Bir bireye gönderirseniz, “Sevgili Efendim” veya “Endişeli Kime” demek yerine, kişinin tam adını selamlamada kullandığınızdan emin olun.
Sponsorluk mektubu yazmanın en önemli kısımlarından biri para veya malzemelerin nasıl kullanılacağını ve neden gerekli olduklarını detaylandırmaktır. Bu, projede yer alan tutkuyu ve sıkı çalışmayı tanımlayan ve okurdan olumlu bir yanıt alacağınızı açıklayan yer. Tanım, kişisel ve dürüst olmalı, ancak hiçbir şekilde yalvarmayacak, pasif agresif veya cüruflu olmamalıdır. Genel bilgilerden ziyade, projeyle ilgili belirli hikayelere dokunmanın dahil edilmesine yardımcı olabilir. Örneğin, yoksulluğu çeken aileleri besleyen bir organizasyonda, yemeklerin insanlara verildiğini açıklamak yerine, belirli bir ailenin hikayesini anlatıyor.
Bazı durumlarda, bir sponsorluk mektubu, bağış ya da yardımları karşılığında, kişiselleştirme ya da organizasyonun alacağı faydaları içermelidir. Bu, vergi iadelerini, özel sözlerini veya kredisini ve hatta bir Tişörtünü içerebilir. Bağış yapan kişi nedenin tutkuluysa, bu ikramiyeyi mutlaka önemsemez, ancak yine de teşvik edici olarak hizmet edebilir.
Bir sponsordan tam olarak neye ihtiyaç duyulduğunun bir listesini eklemek yararlı olabilir. Bir çocuk basketbol takımını donatmak için bu, belirli sayıda forma, doğru ayakkabı, basketbol malzemeleri ve eğitim ekipmanını içerebilir. Bazı bağışçılar, çekleri yazmaktan ziyade, belirli malları sağlama konusunda daha istekli olabilirler, ancak genellikle bağışta bulunma seçeneği de önerilmektedir. Sponsorluklarının nasıl kullanılacağını tam olarak görebiliyorlarsa, bağışçıların kuruluş için daha fazla kendilerini ilgilendiren ve önemli hissetmelerine yardımcı olabilir.
