İnsanlar sıklıkla, iptal edilmiş bir çekleri tutmaları gereken süre konusunda çelişkili bilgiler alırlar. Bazı durumlarda, işletmelere karşı bireyler için geçerli olan farklı kurallar olabilir, ancak genel olarak, çoğu kağıt çekler aylık banka ekstrenizle bir araya getirildikten sonra elden çıkarılabilir. Bazı istisnalar vardır ve bunların çoğu vergi amaçlı doğru kayıtları tutmakla ilgilidir. Gider türüne bağlı olarak, bazı iptal edilen çeklerin yalnızca bir yıl saklanması, diğerlerinin ise en az yedi yıl saklanması gerekir.
Yazdığınız çek, fonlar banka hesabınızdan çekildiğinde iptal edilmiş sayılır. Gerçek kontrol genellikle damgalanır veya iptal edilmiş olarak işaretlenir ve bazı durumlarda size iade edilir. Aksi takdirde, bir fotokopi veya çevrimiçi bilgilere erişebilirsiniz - bu uygulama, banka tarafından genellikle çek alıkoyma, kısma veya koruma olarak adlandırılır. Onlara çevrimiçi olarak erişebiliyorsanız veya bankadan kopya talep ederek kağıt beyanatlar veya kontroller yapmanız gerekmeyebilir. Birçok kişi bu uygulamaların kağıt karmaşasını kontrol etmelerine yardımcı olduğunu fark eder.
İptal edilmiş bir çek bulundurmanız gereken bazı potansiyel durumlar, kusurlu bir ürün için satın alma kanıtı veya bir faturanın ödeme kanıtı olarak sunulmasını içerebilir. Daha da önemlisi, bazı iptal edilen çekler, vergilendirilebilir giderler gibi vergi kayıtlarınızın bir parçası olarak tutulmalıdır. Çoğu finansal uzman, iptal edilen çekin en az yedi en fazla on yıl süreyle yapılmasını tavsiye eder. ABD'de yaşayanlar için, bu onların bilgilerini korumalarına yardımcı olur ve İç Gelir Servisi (IRS) tarafından denetlenirse dokümantasyon sağlar.
Rutin ödemeler gibi diğer iptal edilmiş çekler genellikle üç yıl sonra atılabilir - en fazla. Bununla birlikte, bazılarının, örneğin sağlık bakımı ile ilgili masrafları sigorta amacıyla belgelemek amacıyla kaydedilmeleri gerekebilir. Buna ek olarak, ev sahiplerine genellikle mülklerini sahip oldukları sürece ev geliştirme ile ilgili iptal edilmiş çekleri saklamaları tavsiye edilir.
Belge olarak yalnızca iptal edilmiş bir çek yapmanın bazı dezavantajları vardır. Bazı durumlarda, çek ne kadar ödeme yapıldığını ve kime ödendiğini gösterir, ancak neyin satın alındığının özelliklerini göstermez. Sonuç olarak, belirli işletme giderlerini haklı çıkarmak ve vergi amacıyla bunları yazmak zor olabilir. Bu nedenle makbuzların ve diğer destekleyici belgelerin ek bilgi olarak saklanması yararlı olabilir. Artık ihtiyaç duyulmadığında, kimlik sahtekarlığının önlenmesine yardımcı olmak için çekler ve diğer makaleler genellikle parçalanmalıdır.
