Şirketler genellikle yılda bir kez yıllık genel kurul toplantısı veya AGM yapar. Bazı durumlarda, yıllık genel kurul dışında başka bir toplantı yapılması gerekebilir. EGM adı verilen olağanüstü genel kurul toplantısı, genel kurul dışında bir şirket tarafından yapılan toplantılardır.
Birçok ülkede hisse senetlerini halka açık olarak satan şirketler için yıllık genel kurul toplantısı zorunludur. AGM'nin tarihi yıldan yıla değişebilir, ancak genellikle aralarında en fazla 15 ay geçebilir. AGM'nin hedefleri arasında yönetici seçimi, denetlenen hesapların sunulması ve onaylanması ile firmanın geçmiş ve gelecekteki faaliyetlerinin tartışılması yer almaktadır.
Yıllık genel kurul toplantılarının aksine, olağandışı genel kurul toplantıları nadirdir. Bir sorun ortaya çıktığında, bir sonraki AGM'nin ele alınmasını beklemek için çok acil olan bir EGM tutulur. Bir şirketin net varlıkları belli bir noktanın altına düşerse, bazı ülkelerde yasalara göre acil durum genel kurulları veya özel genel kurullar olarak adlandırılan olağanüstü genel toplantılar gerekir. ABD'de bu miktar, esas sermayenin değerinin yarısı kadardır.
Olağanüstü bir genel kurul toplantısı müdürler, hissedarlar veya denetçiler tarafından yapılabilir. Özel bir genel kurul toplantısı yapmak için, pay sahiplerinin oy haklarının belirli bir yüzdesine sahip olması gerekir. ABD'de, hissedarların EGM çağrısı yapmak için oy haklarının en az yüzde onuna sahip olmaları gerekir. Ayrılan denetçiler ayrıca olağanüstü bir genel kurul çağrısı yapabilir, ancak bu son derece nadirdir.
Olağanüstü bir genel kurul toplantısının amacı duruma bağlıdır. Acil durum genel kurulları yeni bir yönetim kurulu seçmek için çağrılabilir. Ayrıca bir haklar sorununu veya şirketin ana sözleşmesinde değişiklik yapılmasını onaylamak için toplanabilirler.
Olağanüstü bir genel kurul teklif edildiğinde, mevcut tüm hissedarlara toplantı saati, tarihi ve yeri hakkında bilgi veren bir bildirim gönderilmelidir. Duyurular, genellikle hissedarların buna göre plan yapması için toplantıya 21 gün veya daha fazla önceden haber verir. Bilgilendirme ayrıca toplantıda ele alınacak konular hakkında hissedarları uyarmaktadır. Bir hissedar toplantı yapamıyorsa, bir vekil atanabilir.
Olağanüstü genel kurul toplantıları genellikle yıllık genel kurul toplantısına benzer şekilde yapılır. Ardından gelen bir gündem ve toplantıyı yürüten bir başkan var. Olağanüstü genel kurul toplantısı, toplantı çağrısının nedenine bağlı olarak yıllık genel kurul toplantısından daha kısa olabilir.
