Maddi olmayan maliyetler, bir işletmenin performansı üzerinde bir tür olumsuz etkiye neden olan, ancak belirli bir satır öğesine veya muhasebe defterleriyle ilgili masraflara uygulanamayan maliyetlerdir. Bunun yerine, bu maliyetler şirketin genel işlevi üzerinde etkisi olan bir şekilde ortaya çıkar. Bir maddi olmayan maliyet, bir üretim hattında iyileştirmeler yapılırken ortaya çıkan giderler, çalışanlara sağlanan faydalardaki değişikliklerin uygulanması veya müşterilerle geliştirilen ilişkileri etkileyen herhangi bir faktör olabilir.
Maddi olmayan maliyetleri anlamanın en kolay yollarından biri, çalışan verimliliği konusunu dikkate almaktır. Çalışanlar mutlu olduğunda ve şirket tarafından değer verildiğinde, verimlilik oranları genellikle en yüksek verime yakındır. Bir olayın çalışan ile işveren arasındaki ilişki üzerinde olumsuz bir etkisi olması durumunda, verimlilik oranının düşmesi ihtimali yüksektir. Üretimdeki değişimin, maddi olmayan bir maliyet olarak adlandırılması, bu değişimin çalışanlar ile işveren arasındaki iyi niyetle ortaya çıkmasıyla sağlanabilir.
Çalışanlara sağlanan faydalardaki değişiklikler genellikle maddi olmayan maliyetlere neden olabilir. Örneğin, bir şirket, maliyet azaltma stratejisinin bir parçası olarak grup sağlık sigortası kapsamını ortadan kaldırmayı seçerse, işletme bir yıl boyunca önemli miktarda tasarruf sağlayacaktır. Aynı zamanda, bu sigorta kaybının, daha az adanmış olma eğiliminde olan çalışanlar üzerinde olumsuz bir etkisi olacaktır. Sonuç olarak, üretim düşer ve işletme eskisi gibi aynı düzeyde üretim yapamaz. Şirket, sağlık sigortasını düşürerek para biriktirirken, tasarruflar, üretimin bir sonucu olarak azaldığı için, başlangıçta tahmin edilenden daha azdır.
Aynı genel fikir, firmanın müşterilerini içeren maddi olmayan maliyetlere yol açabilir. Çok önemli bir siparişle gecikmiş teslimat veya bir müşteri hizmetleri temsilcisiyle ilgili bir sorun gibi müşterinin işletmeyi algılayışını olumsuz bir şekilde değiştirmesi durumunda, müşterinin başka bir tedarikçi aramaya başlaması ihtimali vardır. Yeni bir satıcıyı temin ettikten sonra müşteri, işini yeni tedarikçiye devretmeye başlar. Asıl tedarikçiye yapılan maddi olmayan maliyet, gelir kaybı ve değerli bir müşterinin kaybıdır.
Maddi olmayan maliyetler, şirketi bir şekilde azaltan ya da zayıflatan bir faktör ya da faktör setinden kaynaklanma eğilimindedir. Masraflar, kalan çalışanların ek sorumluluklar almalarını, çalışanlara sağlanan faydaları azaltmalarını veya müşteriler tarafından memnuniyetle karşılanmayan bir ürün hattında değişiklik yapmalarını gerektiren işgücündeki kesintiler şeklinde olabilir. Her durumda, işletmenin olumsuz yönde etkilenmesi ve dolayısıyla daha az üretken olma potansiyeli büyük ölçüde artmaktadır.
