Alacak ve borçlar, bir şirkete üçüncü bir şahıs tarafından borçlanılan parayı veya bir şirket tarafından üçüncü bir şahsa borçlanılan parayı temsil eden finansal işlemlerdir. Bu işlemler bir şirketin muhasebe sisteminde alacak hesapları ve ödenecek hesaplar olarak kaydedilir. Alacaklar ve borçlar hakkında düşünmenin bir başka yolu, şirketten müşterilerine veya dış taraflardan şirkete verilen kredinin uzatılmasıdır.
İşletmeler mal ve hizmetler için birçok farklı ödeme türünü kabul eder. En kolay ödeme yöntemi, teslimatta nakit ödeme veya eşzamanlı ürün alışverişi ile tam ödeme sağlamadır. Teslimde nakit para genellikle işletmeler için en uygun ödeme yöntemi olmasına rağmen, müşteriye çok fazla finansal esneklik sağlamaz. Müşterileri alışveriş yapmaya teşvik etmek için birçok işletme kredi satın almalarına izin verir. Kredi satın alan müşteriler, daha sonra ödeme yapacaklarına söz vermeden hemen mal veya hizmet edinirler.
Bir işletmenin muhasebe sistemi üzerinden izlemesi gereken iki tür kredi vardır. İlk tip, işten müşterisine uzatılır. Bu, şirketin defterlerinde alacaklar veya işletmenin gelecekte bir noktada almayı beklediği paralar üzerinde izlenir. Alacak olarak bir kredinin uzatılmasının izlenmesi, şirketin bir satış sonrası stoktaki düşüşü kaydetmesine izin verirken, nakit tahsilat açığının nedenini de kaydeder.
Bir işletmenin muhasebe sistemi üzerinden izlediği ikinci tür kredi, kendisine diğer işletmelerden verilen kredi türüdür. Örneğin, bazı işletmelerin tedarikçileri ile birlikte kredi hesapları vardır, bu da gelecekte bir noktaya kadar ödeme yapmak zorunda kalmadan envanter sipariş etmelerini sağlar. Bu, işletmeye nakit akışı esnekliği sağlar, çünkü envanteri ödemeden önce satabilir. Bir işletmenin krediyle aldığı mal veya hizmetlerden dolayı aldığı ödemeler muhasebe sisteminde borç olarak takip edilir.
Birçok büyük işletmede, özellikle alacak ve borçların ödenmesine adanmış bölümler vardır. Alacaklar ve borçlar şirketin defterlerinde takip edilmesine rağmen, bu finansal işlemler aynı zamanda sürekli yönetim gerektiren bir ilişkisel bileşen ile birlikte gelir. Müşterilere kredinin uzatılması genellikle hesap beyanları ve ödeme hatırlatmaları yoluyla düzenli yazışmalar gerektirir. Aynı şekilde, bir şirketin dış taraflarla olan kredi ilişkileri, ödemelerin zamanında yapıldığından veya ödeme zamanının uzatılmasının istendiğinden emin olmak için sürekli dikkat gerektirir.
