Bir defterin dengelenmesi bir çek defterini dengelemeye benzer, ancak çok daha büyük bir ölçekte ve genellikle daha büyük miktarlarda. Bir defteri dengelemek için tüm püf noktaları anlamak ve genellikle eşitsizliklerin ne anlama geldiğini öğrenmek biraz pratik gerektirebilir, ancak bu arada akılda tutulması gereken bazı şeyler vardır. Bir defteri dengelemek için en iyi ipuçları arasında düzenli aralıklarla yapmak, tüm sayıların girilip eklendiğinden veya çıkarıldığından emin olmak için kontrol etmek, defteri banka kayıtlarıyla karşılaştırmak, her işlem türünü ayrı ayrı kontrol etmek ve verilen tüm ücretler veya diğer ücretler dahil edilmiştir.
İlk ipucu basit görünebilir, ancak bu en yaygın muhasebe hatalarından biridir ve aynı zamanda kitapların dengelenmesi zamanı geldiğinde ortaya çıkması en zor olanlardan biridir ve bu rakamların numaralandırılmamasını veya aktarılmamasını sağlamaktır. Mesela "32" yerine "23" yazmak kolaydır ve asla farkında bile olmaz. Bu nedenle, bir defter tutarken rakamlar eklenmiyorsa, girişleri tekrar gözden geçirin ve tüm rakamların doğru yazıldığından emin olun.
Aksi takdirde, bir defter dengelemek için bir sistem geliştirmek en iyisidir. Tipik olarak, bir işletmenin kayıtlarının doğru olmasını ve bu kayıtların bankanın dosyada olanlarla eşleşmesini sağlamak için düzenli, haftalık veya aylık olarak yapılması gerekir. Örneğin, hesaptaki tüm depozitoları veya kredileri, defterde listelenenlerle, ardından tüm para çekme veya ödemeleri takip etmek en iyisidir.
Tüm para yatırma ve çekme işlemleri eşleşirse, defterin geri kalanını dengelemek kolay olmalıdır. Nihai toplamlar, zaman dilimi için ne olması gerektiği ve bankanın dosyada olanları ile eşleşene kadar, gerektiğinde toplama ve çıkarma işlemlerini içerir. Eğer toplamazlarsa, bankanın veya bir çalışanın hata yapıp yapmadığını kontrol etmek gibi bazı ek kazmalar gerekecektir. Örneğin, birileri para yatırma para çekme işlemi yapmayı unutmuş veya banka iki kez borçlu olmuş olabilir.
İşlem ücretleri, faiz ücretleri veya son bakiyeyi düşürebilecek diğer ücretler gibi ek ücretler eklemeyi unutmayın. Bir defteri dengelemek sıkıcı bir iş olabilir, bu nedenle düzenli olarak yapılması önemlidir. Çok uzun süre bırakılması sorunları daha sonra çözmeyi neredeyse imkansız hale getirebilir. Her aydan veya her haftadan başlayarak, şirketin ve bankanın hesaplardaki finansman ile ilgili olduğundan emin olunması, bir işletmenin başarısı ve kar ve zararların doğru bir resmini sağlamak için önemlidir.
