Birçok kuruluş ve işletmenin, kendi parasını sarf malzemesi, iş ortakları veya iş dünyasında seyahat ederken kendi paralarını harcayan çalışanlarına geri ödeme yapmak için geri ödeme politikaları vardır. Çoğu şirket, yetkilendirmeler, formlar ve zaman dilimleri ile ilgili standart politikalara sahiptir. Şirketler ayrıca giderin niteliğine göre geri ödeme politikalarını ayırabilir. Geri ödeme politikalarının türleri arasında, okul harcı, seyahat, ulaşım, sarf malzemeleri veya sağlık gibi giderin niteliği ile kuruluşun defter tutma sistemi ile ilgili bir onay süreci gibi belirli bir kılavuz bulunmaktadır.
Kuruluşlar genellikle geri ödeme politikalarının kötüye kullanılması konusunda endişe duymakta ve çalışanların işle ilgili olmayan harcamalar için geri ödeme talep etmelerini önlemeye yönelik politikalar oluşturmaktadır. Birçok çalışanın, seyahat planlarının veya eğitim kurslarının ön onayı gibi bir gider için izin alması gerekir. Muhasebe departmanları, bir çalışanın geri ödeme talebinde bulunması için doldurulması gereken elektronik tablolar ve formlar geliştirir. Ayrıca, çalışanların genellikle geri ödeme belgeleriyle göndermek için fatura, fatura ve makbuzları biriktirmeleri beklenir.
Seyahat ve iş dünyası eğlence geri ödeme politikaları genellikle çok ayrıntılıdır ve yemekler gibi masraflar için sabit oranlar koyabilir veya günlük harcama limitini belirleyebilir. Bazı kuruluşlar, çalışanların seyahatlerini şirket politikasının en ekonomik otelleri veya uçuşları bulması için gerekli olabilecek kurum içi veya sözleşmeli bir seyahat acentesi aracılığıyla düzenlemelerini talep eder. Bazı seyahat geri ödeme politikaları, içeceğin maliyeti yemek bütçesi kuralları dahilinde olsa bile, alkollü içeceklerin satın alınmasını kısıtlayabilir.
Seyahat ve iş amaçlı eğlence giderlerine ek olarak, diğer geri ödeme politikaları da çalışanların kendini geliştirmelerini sağlar. Örneğin, bir sağlıklı yaşam programı olan bir şirket ayrıca kilo verme sistemleri, spor salonu üyelikleri, sigara bırakma programları ve sigorta kapsamındaki diğer sağlık hizmetleri için ödeme yapmalarına yardımcı olan bir sağlık hizmeti geri ödeme politikası sunabilir. Birçok çalışan, okul için de ödeme yapmalarına yardımcı olabilecek şirket harç ödeme politikalarından yararlanır. Birçok şirket sürekli eğitim dersleri için para ödüyor, ancak eğer çalışanlar dersleri almanın iş performansını artıracağını gösterebiliyorsa, üniversite seviyesindeki derslerin ücretini de geri ödeyebilir.
Bazı şirketler, geri ödeme politikalarını, bazı çalışanlara kurumsal kredi veya ücret kartı vererek düzenler. Bu kartlar sadece ticari harcamalar için kullanılacak ve tüm harcamalar tek bir faturada sona ereceği için hem şirkete hem de çalışanlara takip harcamalarını ve geri ödemelerini yapma konusunda yardımcı olabilir. Şirket politikası genellikle bu kartların kullanımını yöneticilere ve diğer üst düzey çalışanlara sınırlar; ancak satış personeli veya düzenli olarak seyahat etmesi veya eğlendirmesi gereken diğer çalışanlara da şirket kartı atanabilir. Bazı durumlarda, şirket kurumsal kredi kartı faturalarını doğrudan öder, diğerleri ise çalışanın faturayı ödemesini ve giderin geri ödemesini diğer masraflarda olduğu gibi tamamlamasını isteyebilir.
