Muhasebe yazılımı veya yazılı defter kullanarak birinin üretebileceği birçok farklı finansal tablo formu vardır. En yaygın finansal tablo formları bilançolar, gelir tabloları, gider tabloları ve nakit akışı analizleridir. Bununla birlikte, modern yazılımla, herhangi bir zamanda kar, gider veya net değeri gözden geçirmek için verileri manipüle etmenin yollarının sayısı neredeyse sınırsızdır.
En yaygın finansal tablo formları bilançolar ve gelir tablolarıdır. Birincisi, bilanço, bir şirketin net değerini ve genel sağlığını göstermek için belirli bir tarih ve saatte şirketin anlık görüntüsünü alır. Bilanço, bir şirketin varlık ve yükümlülüklerini, özkaynak ve net değerini gösterir.
Gelir tablosuna ayrıca kar zarar tablosuna da denir. Satışları ve brüt kar marjını sıralar ve zamanın karlı olup olmadığını veya zarar gösterip göstermediğini belirlemek için aynı dönemde yapılan tüm masrafları listeler. Gelir tablosu, bilançodaki gibi anlık görüntü almak yerine, belirli bir süreyi analiz eder. Örneğin, gelir tablosu gibi finansal tablo formları, belirli bir ayı, çeyreği veya yılı analiz eder ve karlılığı göstermek için tüm satışları ve aynı döneme ait sabit ve değişken harcamaları gösterir.
Gider tabloları diğer finansal tablo formlarıdır. Hem geliri hem de gideri gösteren gelir tablosundan farklı olarak, gider tablosu sadece giderleri gösterir. İşletme sahipleri ve karar vericiler, paranın şirketten nasıl ayrıldığını bulmak için gider tablolarını analiz edebilir. Büyük harcamalara örnek olarak hammadde, bordro, elektrik ve diğerleri maliyeti verilebilir.
Nakit akışı analizi, nakit akışı veya nakit akışı proforması olarak da bilinir. Gelir tablosu gibi, nakit akışı analizi de belli bir an yerine bir zaman dilimini kapsar. Bir ay veya çeyrek gibi belirlenmiş bir süre zarfında nakit giriş ve çıkışlarını inceler. Nakit akışı analizi iki şekilde kullanılabilir. Geçmişteki bir zamanı gözden geçirip beklenen nakit akışını karşılaştırabilir ya da öngörülen nakit akışı ile geleceğe yansıtmak için kullanılabilir.
Çoğu muhasebe yazılımı, sisteme girilen bilgilerin doğru ve eksiksiz olması şartıyla, bu tür finansal tablo formlarını tek bir tıklamayla oluşturabilir. Bu ifadelerin yazılı defterlerle üretilmesi çok zordur. Bununla birlikte, herhangi bir veride olduğu gibi, “çöp içeri, çöp dışarı” atasözü uygulanır ve ifadelerin doğruluğu ancak girilen verilerin doğruluğu kadar iyidir.
