Defter yazıcıları renkli veya siyah beyaz yazıcılar olarak öne çıkarılabilir. Bazıları lazer yazıcı görevi görürken, diğerleri inkjet teknolojisi sunar. Defter yazıcıları ayrıca çeşitli yazdırma ayarlarına ek olarak faks ve tarama özelliklerine de sahip olabilir.
Muhasebe ve defter tutma alanlarında çalışan kişiler genellikle özel muhasebe kağıdına muhasebe ve finansal tablo basma özelliğine sahip yazıcılara güvenirler. Bu tür yazıcılar olmadan, muhasebe dergileri genellikle özel bir dış yazıcıya gönderilmeli veya elle doldurulması gerekebilir. Ancak yazıcı yazıcıları, bir bilgisayarda depolanan önemli muhasebe bilgilerinin standart ofis baskı makineleri kullanılarak basıldığı gibi yazdırılmasını kolaylaştırır.
Diğer ofis yazıcılarında sıklıkla bulunduğu gibi, defter yazıcıları renkli veya siyah beyaz mürekkep kalitesinde belgeler üretebilir. Siyah beyaz baskı, tüm işletme hesaplarının doğru bir kaydını tutmakla yüklenen çoğu kişi tarafından kullanılan standart bir seçenek sunarken, çoğu, belirli parasal işlemleri ve hesap bakiyesi bilgilerini renklendirmeyi tercih eder. Örneğin, borçlar belirli bir renkli mürekkeple basılabilirken, krediler bir bakışta stil defterleri oluşturmak için baska bir basımda basılabilir.
Ledger yazıcıları, lazer teknolojisini kullanarak defter bilgilerini basan yazıcılardır. Bu lazer yazıcılar, bir görüntüyü kağıda yansıtmak için tambur ve tonerden geçen ışığı kullanır. Bu teknoloji fotokopiler oluşturmak için kullanılana çok benziyor ve siyah beyaz görüntülerin yanı sıra renk üreten türlerde de satın alınabiliyor.
Diğer büyük yazıcılar, görüntüleri kağıda aktarmak için inkjet teknolojisini kullanır. Özellikle, mürekkep püskürtmeli yazıcılar çıplak gözle görülemeyen ancak yazdırılan bir mürekkep resmi oluşturmak için birleştirilen çok küçük mürekkep noktaları kullanır. Inkjet yazıcılar, alıcının tercihine göre renkli veya siyah beyaz görüntüler üreten stillerde satın alınabilir.
Bazı defter yazıcılar, başka faydalı ticari özellikler de sunabilir. Bunlar arasında tarama, fotokopi veya faks belgeleri de bulunmaktadır. Tek bir kağıdın her iki tarafına da bilgi yazdırabilen çift taraflı yazıcı yazıcıları dahil, yazıcılar farklı boyutlarda ve stillerde sunulmaktadır. Her yazıcının sığabileceği baskı kullanım miktarı, bazıları endüstriyel veya çok yüksek işletme kullanımı sunarken diğerleri daha küçük baskı işleri için tasarlanmıştır.
