Muhasebe muhasebe defterleri, bir şirketin finansal işlemlerini muhasebe defterlerine nasıl kaydettiğini tanımlar. Bir şirketin seçebileceği ve etkili bir şekilde kullanabileceği çok az sayıda muhasebe sistemi vardır. Sistemin ilk bölümü çift girişli muhasebe, tüm dergi ve defterlerin temelini oluşturur. Bu sistemden elde edilen satışlar arasında nakit taban ve tahakkuk muhasebesi, bir şirketin işlem kayıtlarını nasıl tanımlayacağını seçeceği sistemler yer almaktadır. Sahipler, yöneticiler ve üst düzey muhasebe personeli genellikle bu süreç için etkili karar vericilerdir.
Çift girişli muhasebe, bir şirketin kitaplarını yönetmesine yardımcı olan kendi kendini dengeleyen bir muhasebe işlemidir. Bu muhasebe sistemlerinde, muhasebe denklemini dengelemek için iki giriş gereklidir: varlıklar eşit borçlar artı özkaynaklar. Her giriş denklemi dengelemelidir, böylelikle şirketin muhasebe defterleri her zaman bir sipariş düzenini dengeler ve korur. Bu, bir şirketin muhasebe defterinin asla dengesiz olmayacağı anlamına gelmez; sistem uygun aktivitenin desteklenmesine yardımcı olacaktır. Çok nadir olmasına rağmen, bir şirketin farklı bir sistem kullanması mümkündür.
Defter sistemlerinin başka bir yönü, bir şirketin işlemlerini kaydettiği işlemdir. Buradaki iki ana sistem nakit taban ve tahakkuk muhasebesidir. Nakit bazında bir şirket, bir olay sırasında nakit para değiştiğinde işlemleri kaydeder. Örneğin, bir şirket nakit için envanter satın alır ve bir muhasebeci bu olayı deftere nakit olarak dahil olarak kaydeder. Ay sonunda, bir şirketin genel muhasebesindeki işlemler, doğru finansal raporlamaya yol açan tüm faaliyetler için bir denge yaratarak, banka hesap özetini yansıtmalıdır.
Tahakkuk muhasebe, iki girişli muhasebe şemsiye altında iki defter sisteminin en popüler olanıdır. Kısacası, tahakkuk esaslı muhasebe, nakit esaslı muhasebenin karşıtıdır; işlemler gerçekleştikçe muhasebe defterlerine gider. Bir şirketin muhasebe sistemini etkileyen bir işlem yaptığı zaman muhasebe defterlerine girmesi gerekir. Bu işlemin şirketin defterlerinde temsil edilmesi için ellerin nakit değiştirmesine gerek yoktur. Tahakkuk eden muhasebe daha doğrudur, daha iyi raporlamaya yol açar ve bir şirketin gerçek faaliyetlerini yansıtan raporlar oluşturur.
İş ortamında diğer muhasebe sistemleri mevcut olabilir. Örneğin, şirketler her iki sistemin de özelliklerini birleştiren bir karma yöntem oluşturabilir. Bununla birlikte, bilgileri doğru ve ilgili bir şekilde tutmak için ulusal muhasebe standartlarını karşılaması gerekir.
