Alacak hesapları, bir işletmenin müşterilerine kısa vadeli kredi sağladığı bir kavramdır. Örneğin, bir şirket krediyle mal veya hizmet satar, alacaklar departmanını şirketin kime borçlu olduğu ve müşterilerin faturalarını ne zaman ödemeleri gerektiği konusunda kayıtları tutmaya zorlar. Bu bölümde, müşteri hesaplarının mutabık kılınması, alacakların hesaplarının ana hesaplarının dengelenmesi ve hangi müşterilerin açık hesaplarda ödeme yapmakta çok geride olduğunu belirlemek için yaşlanma raporları oluşturma gibi başka görevler de olabilir. Küçük şirketler gerçek alacak hesapları departmanına sahip olmayabilir; bunun yerine, tek bir birey bu görevleri yerine getirir. Bu departman, bir şirketin nakit akışını kısmen kontrol ettiği için muhasebe ofislerinde en önemlilerinden biridir.
Müşterilere kısa vadeli kredi hesapları sunmak, bir şirketin nakit parası olmayanlara daha fazla satış yapmasının bir yoludur. Bir şirket, ticari alacak isteyen müşterileri üzerinde küçük kredi kontrolleri yapmak için alacak hesapları departmanını kullanabilir. Bu, potansiyel müşterilere ticari kredi hesapları teklif eden diğer satıcılarla kayıtları kontrol etmeyi içerebilir. Bu geçmiş kayıt, potansiyel müşterinin faturalarını ne kadar iyi ödeyeceğini gösterebilir. Alacak hesapları departmanı, bu sorumluluğu kontrolöre bırakarak, kredi hesaplarında kesin karar veremez.
Bir muhasebe departmanındaki bir çok farklı faaliyette olduğu gibi, bir hesap alacak departmanındaki günlük iş tipik olarak tekrar eder. Muhasebeciler her gün posta yoluyla sıralama yaparlar ve müşterilerden gelen ödemeleri ararlar. Varsa, muhasebeciler ödemenin alındığı tarihi damgalar ve müşterinin hesabını şirketin genel defterine çeker. Çekin hangi ödeme faturalarını kapsadığını belirlemek için kısa bir mutabakat gerekebilir. Müşteri, şirket tarafından gönderilen bir bildirimin karşılığını ödüyorsa, bu uzlaşma süreci, çalışmanın bir parçası zaten tamamlanmış olduğundan daha kolay olabilir.
Muhasebeciler müşterilerden nakit para aldıklarında, alacak hesaplarını mutabık kılındıktan ve ödemeleri yaptıktan sonra daha büyük bir mutabakat gerekli olabilir. Bu, hangi müşterilerin hala borçlu olduklarını ve açık hesapların kaç yaşında olduklarını belirlemek için yaşlanan bir raporun oluşturulmasıyla başlayabilir. Bildirimler son derece geç müşterilere gönderilebilir ve alacakların açık hesaplarını kapatmak için derhal ödeme yapılmasını talep eder. Alacak hesapları departmanı genellikle bu faaliyeti aylık olarak tamamlamaktan sorumludur. Ana hesaplar için alacak hesabının yaşlanma raporuyla mutabakatı da aylık bir proje olabilir.
