Brüt bakiye olarak da bilinen bir kitap bakiyesi, bir bakiye için herhangi bir düzeltme yapmadan önce, bir hesapta yatırılan fon miktarından oluşur. Bu terim ayrıca, geçerli bankacılık döneminin son günü veya işletme ayının sonunda bir hesapta bulunan bakiyeyi belirtmek için de kullanılır. Bu açıdan bakıldığında, defter bakiyesi, banka tarafından tutulan hesap kayıtlarını ve hesap sahibi tarafından tutulan kayıtların mutabakatı için başlangıç noktası olarak görülebilir.
Defter bakiyesi, herhangi bir çek temizlenmeden veya yatırılmadan önce hesaptaki brüt fon bakiyesi olduğundan, hesap sahibinin ne kadar para ile çalışması gerektiği kesin olarak yansıtılabilir veya yansıtılmayabilir. Bu rakama ulaşmak için, ödenmemiş çekleri veya diğer borçları bu bakiyeden düşmek gerekir. Bazen net bakiye olarak adlandırılan bu rakam, bekleyen borçlar temizlendikten sonra kalanları gösterir. Bekleyen borçların ödenmesine izin vererek, hesap sahibi hesabın geri çekilme, ceza kesilmesi ve muhtemelen bir çek iade edilme riskini en aza indirir.
Bekleyen mevduatlar söz konusu olduğunda, hesap bakiyesinin ne kadarının çekilebileceğini veya başka türlü kullanılabileceğini belirlemek için bu tutarı defter bakiyesine eklemek iyi bir fikir değildir. Bunun sebebi depozito fonlarındaki dalgalanma olarak bilinir. Birçok bankanın, fonu veren bankadan ayrılana kadar hesaba mevduat uygulamama politikası vardır. Mevduatın niteliğine bağlı olarak, bu şamandıra süresi üç iş günü sürebilir. Ara dönemde, hesap sahibi cari net bakiyeyi aşan bir çek yazarsa, bu, iade çekleri veya diğer izin verilmeyen borçların zincirleme tepkisine yol açabilir;
Belirli bir tarih itibariyle defter bakiyesini bilmek, birkaç nedenden dolayı önemlidir. İlk olarak, bankanın kayıtlarını hesap sahibinin kayıtlarıyla bağdaştırmayı mümkün kılar. Nakit hesaplarındaki ödenmemiş bakiyeler üzerinden vergi ödemek zorunda olan işletmeler için, belirli bir gün itibariyle gerçekte ne kadar nakit bulunduğunu bilmek bu vergileri hesaplamayı çok daha kolaylaştırır. Her durumda, belirli bir tarih itibariyle defter bakiyesi, o zamandan beri nerede tutarsızlık olduğunu tespit etmek ve bu muhasebe sorunlarını düzeltmeyi mümkün kılmak için bir başlangıç noktası görevi görür.
