Defter tutma defteri, işletmelerin parasal işlemleri takip etmelerine yardımcı olmak için kullanılan bir araçtır. Normalde fatura numaraları, işlemin açıklaması ve tutarı için bölümler içerir. Bu defter, tek veya çift girişli muhasebe sistemlerinde kullanılabilir ve bazen elektronik olabilir. Kağıt defterleri normalde üç halkalı bir ciltleyicide veya dosya klasöründe depolanırken, elektronik çeşitler bir veritabanında veya harici bir sabit sürücüde saklanabilir.
Nakit akışına ayak uydurmak herhangi bir işin önemli bir parçasıdır. Çoğu şirket bunu bir defter tutma defteri koruyarak yapar. Muhasebe dergilerinin çoğu, tarih, işlem türü ve tutarıyla ilgili bölümleri içeren benzer bir format izler. Genel muhasebe sayfasında genellikle borçlar ve alacaklar için ayrı sütunlar bulunur. Bu, çalışan bir dengenin her zaman kullanılabilmesi için eşyaların eklenmesini veya çıkarılmasını kolaylaştırabilir.
İki temel muhasebe defteri türü vardır: tek veya çift giriş. Tekli giriş defteri, yalnızca borçları veya kredileri gösterirken, çift giriş yöntemi bu kategorilerin bireysel hesaplara bölünmesine izin verir. Tek bir girişe izin veren defterler, nispeten az harcama yapan küçük işletmeler için en iyisi olabilir. İkili giriş defteri, şirketlerden bir müşterinin finansmanını ele alması istendiğinde veya kuruluş içindeki çeşitli bölümler için bir bütçe belirlemek istediğinde iyi bir fikir olabilir.
Birçok şirket manuel defter tutma defteri kullanıyor olsa da, bu belge elektronik formatta da tutulabilir. İşletmelerin muhasebe dergileri oluşturmalarına ve korumalarına olanak sağlayan bir dizi yazılım programı vardır. Bunlar bir elektronik tablo veritabanı kullanılarak da geliştirilebilir. Bazı muhasebeciler hem manuel hem de elektronik defter kullanırlar, ancak sayılar doğru şekilde iletilmezse bu genellikle yanlış olabilir. Elektronik muhasebe kayıtlarına erişim bir sorunsa, elektronik defterler basılabilir ve daha sonra elektrik kesintisi veya bilgisayar çökmesi durumunda daha sonra kullanılmak üzere dosyalanabilir.
Kağıt defterleri 3 halkalı bir defterde veya çatallı bir dosya klasöründe tutulabilir. Çoğu zaman, bir defter tutma defteri, en son gazete kağıdı ile birlikte kronolojik olarak saklanır. Birçok yazılım sağlayıcı, kayıtların elektronik olarak kaydedilmesine izin verir ve bu genellikle bir programa bilgi eklendiğinde otomatik olarak yapılır. Bir veritabanının bilgiyi saklayabileceği süre değişebilir, bu nedenle birçok muhasebeci eski kayıtları bir flash sürücüye kaydetmeyi sever. Kayıtların nasıl depolandığına bakılmaksızın, bunlara kolayca erişebilmek, gelir vergisi beyannamelerini doldururken işletme sahiplerine çok faydalı olabilir.
