Kasa, tüm ticari işlemlerin kaydedildiği bir dergi veya defterdir. Kasa kitabının kendisi genellikle kronolojik sıraya göre düzenlenir ve kitabın doğruluğunu sağlamak için kitap rutin olarak banka beyannameleriyle karşılaştırılır. Bazı işletmeler iki kitap kullanır - biri gelen diğeri giden para için. Bu kitabın hem fiziksel hem de elektronik formları vardır ve bazı şirketler her ikisini de aynı anda kullanırlar. Kasalar ayrıca, iç ve dış denetim için, yasadışı bir şekilde para çıkmadığından emin olmak ve hükümetin veya bağlı kuruluşların tüm işletme beyanlarının doğru olmasını sağlamak için kullanılır.
Kasa kitabının kendisi basit bir şekilde düzenlenmiştir. Tüm kayıtlar kronolojiktir ve genellikle işlem gerçekleştiğinde veya işlemin tamamlanmasından kısa bir süre sonra kitapta yazılır, bu yüzden kitap mümkün olduğu kadar doğrudur. Kitabın doğru olduğundan emin olmak için, yöneticiler kitabı genellikle günde bir kez veya haftada bir kez rutin olarak kontrol edecek ve hiçbir işlemin kaçırılmadığından ve işlemlerin hileli olmadığından emin olmak için banka hesap özetlerini karşılaştıracaklardır.
İşlemleri ayrı tutmak için bazı işletmeler iki farklı kasa kullanacaktır. Biri gelen tüm para için, diğeri giden para için yapılacaktır. Çok sayıda işlemi olan bir işletme için bu ideal olabilir, çünkü kayıtları banka hesap özeti ile karşılaştırmak için işlemler arasında arama yapmak daha kolay olacaktır.
Kasa kavramı başladığında, yalnızca kağıt kitaplar mevcuttu ancak kasalar da elektronik olabilir. Fiziksel bir kitabın çalınması zor olabilir, çünkü bir kitap saldırıya uğramaz, ama aynı zamanda çok fazla yer kaplar. Elektronik kitap çok az yer kaplar ve genellikle kullanıcılara kasa kayıtlarını daha iyi kaydetmek ve sunmak için araçlar ve grafikler verir. Birçok işletme hem fiziksel hem de elektronik kitapları kullanır, böylece bir çalışanın veya yöneticinin para çalmasını zorlaştırmak için ayrı kayıtlar vardır.
Tüm ticari işlemleri takip etmenin yanı sıra, bir diğer önemli kasa defteri rolü de denetim aracı olarak görev yapmaktır. Denetimler iç veya dış olabilir; Kitabı tutan işletme tarafından bir iç denetim başlatılır ve hükümet veya bağlı bir şirket gibi başka bir kuruluş tarafından bir dış denetim başlatılır. Nakit kayıtları kontrol ederek, kayıtları banka hesap özeti ile karşılaştırarak ve şirketteki gerçek para miktarını sayarak yöneticiler, dolandırıcılık veya para kötüye kullanımı keşfedebilir. Nakit defterlerin tutulması ayrıca şirketin şeffaf olduğunu gösterir ve bu da genellikle şirkete daha çok güvenilmesini sağlar.
