Ev defteri olarak da adlandırılan bir şehir defteri, misafir olmayan işlemleri izlemek için otelin muhasebe yöntemidir. Otel muhasebesi ön ve arka ofis işlemlerine ayrılmıştır. Ön büro tipik olarak kayıtlı misafirlerle ilgilenir ve işlemlerini konuk defterine kaydeder. Otelin halihazırda kayıtlı bir konuk ile ilişkilendirilemeyen ele aldığı para, şehir defterinin bir parçası haline gelir ve arka ofiste muhasebe departmanı tarafından ele alınır.
Muhasebe sistemleri, ilgili hesapları toplamak için defter kullanır. Bir şehir defteri, bir otelin getirdiği parayı izleyen ve şu anda kayıtlı bir konukla ilişkili bir işlemin parçası olmayan, ilgili hesapların toplamıdır. Bazı oteller, şehir defteri için farklı terimler kullanırlar; Ancak defterin adı ne olursa olsun, standart otel muhasebe sistemlerinde işlev aynı olma eğilimindedir.
Şehir defterleri tipik olarak en az dört hesap içerir. İlk hesap türü, oteli toplantılar ve etkinlikler için kullanan kişiler ve işletmeler için oluşturulmuştur. Bu tür müşterilerden toplanan paralar, resepsiyon yerine otel muhasebe departmanı tarafından işleme koyulur. Genellikle, bu müşterilere bir otel konaklama ücretinden ziyade, etkinlikle ilgili masrafları ayrıntılandıran aylık bir fatura veya fatura verilir. Düğünler, konferanslar, seminerler ve grup toplantıları, bu hesapta şehir defterinde izlenecek olaylara örnektir.
Bu aynı notta, ikinci hesap türü seyahat yöneticileri için işlemleri gerçekleştirir. Bir şirketin oteldeki şirket çalışanlarından herhangi birinin şehirde kalmasına izin veren açık bir hesabı varsa, işlemler deftere şirketin ev hesabı olarak kaydedilir. Muhasebe departmanı genellikle oluşturulan masraflar için şirketi aylık olarak faturalar.
Bir başka şehir defteri hesabı tipik olarak bir kredi kartı tutma hesabı olarak işlev görür. Bir misafir ödeme yapmak için bir kredi kartı kullandığında, miktar, konuk defterinden şehir defterine transfer edilirken, otel kredi kartı şirketinin ödemeyi serbest bırakmasını bekler. Bu, konuğun artık otelde kalmadığı gerçeğini yansıtmaktadır, bu nedenle açık hesap resepsiyonda kalamaz. Konuk ayrıldıktan sonra, otel muhasebe departmanı, kredi kartı şirketinin ödemeyi kabul ettiğinden emin olmaktan sorumludur.
Ayrıldıklarında faturalarını ödemekle yetinmeyen konuklar, şehir defterinde bulunan bir hesaba aktarılan tutarları da alırlar. Muhasebe departmanı, kişiye yönelik tahsilat işlemlerinin başlatılmasından veya gerektiğinde takibinden sorumludur. Bu, bir tahsilat sürecini en iyi şekilde yönetebilen otel departmanının göreve atanmasını sağlar.
