Bir kontrol hesabı, bir genel muhasebe defterinde bir hesabın ayrıntılarını biriken bir genel muhasebe defterinde yer alan bir hesaptır - genel defterler, bir şirket içindeki tüm finansal işlemleri izler. Bir bağlı defterde yönetilen bilgi, defterdeki bilgiyi destekleyen detaydır. Yardımcı defterler, alınacak hesaplar, ödenecek hesaplar, envanter ve gelir dahil olmak üzere genel bir defterde biriken çeşitli kalemleri izlemek için kullanılır. İşlem tutarlarına ek olarak, bağlı ortaklıklar genellikle isimleri, yerleri, açıklamaları ve tarihleri içerecektir. Bağlı ortaklık defter kalemlerinin her biri, genel defter üzerinde tipik olarak bir kontrol hesabına sahip olacaktır.
Muhasebe departmanları, genel muhasebe defterinden aylık, üç aylık ve yıllık finansal veriler toplanırken oluşturulan deneme bakiyelerini kullanır. Genel olarak, muhasebe departmanları nadiren bir iştirak defterinde takip edilen ayrıntı türünü gerektirir. Örneğin, bir alacak alacak departmanının, ödenmemiş bakiyelerle ilgili potansiyel olarak bir müşteri ile iletişim kurmak için telefon numarası gibi müşteri bilgilerine erişebilmesi gerekir. Ancak, muhasebe departmanı, çoğu durumda, belirli işlemlere bağlı müşteri bilgilerinin değil, olağanüstü alacakların toplamını görmeyi tercih eder. Bir alacak hesabı departmanı ne zaman bir müşteri kaydındaki bir tutarı güncellerse, genel muhasebe defterindeki kontrol hesabı, alacağı toplam hesaplara kolayca ulaşılabilmesini sağlayan değişiklikle güncellenir.
İştirak defterleri sistematik olarak bilgileri genel deftere aktardıklarında bir kontrol hesabı güncellenir. Kontrol hesaplarına yapılan güncellemelerin zamanlaması, ilgili sistemlerin karmaşıklığı, kurumun büyüklüğü ve hatta ay sonundaki muhasebe yakın faaliyetlerinin programlanması gibi çeşitli faktörlere bağlıdır. Daha büyük şirketlerde, genel muhasebe sistemi, alacak hesapları veya envanter gibi kalemler için işlemleri izleyen bağlı defterlerden ayrı olarak, kendi bağımsız yazılım sistemi olacaktır. Bu gibi durumlarda kontrol hesapları ay boyunca güncel olmayabilir, çünkü iştiraki defter ile genel defter arasında bilgi aktarımının programlanması gerçek zamanlı değildir. Genel muhasebe şirketleri ve yardımcı işletme defterleri, tek bir yazılım paketine dahil edilebildiğinden, daha küçük işletmelerde aynı sorun olmayabilir.
Kontrol hesaplarının faydalarından biri, hata ve sahtekarlığın sınırlandırılmasında yardımcı olan görevlerin ayrılmasında bir artış potansiyelidir. Çoğu zaman, bağlı ortaklık defterindeki verileri izlemesi gereken bireyler, finansal verileri toplayanlardan ayrıdır. Bu nedenle, finansal tablolar oluşturulduğunda, belirli bir satır öğesi için doğru dengenin rapor edilmesini sağlamak için kontrol hesapları ile alt defterler arasında uzlaşmalar yapılacaktır. Sonuç olarak, kontrol hesapları muhasebe departmanları için finansal verilerin daha kolay ve daha hızlı toplanmasını sağlar.
