Kontrol eden hesap, bağlı hesaplardan gelen verilerin korunmasından sorumlu bir finansal hesaptır. Örneğin, alacak hesapları, bir şirketten mal ve hizmet satın alan müşterilerin borcunu temsil eder. Her müşterinin tipik olarak bir şirketin alacak alacak günlüğünde kendi finansal hesabı vardır. Bir kontrol hesabı, hesap defterinde yer alan tüm hesapların toplam tutarını içeren genel muhasebe defterindedir. Diğer kontrol hesapları bir şirketin finansal muhasebe sisteminde bulunabilir.
Muhasebe sistemleri, ayrıntılı bilgi içeren birkaç derginin kullanılmasını gerektirir. Dergilerde nakit makbuzlar ve ödemeler, ödenecek ve alacak hesapları, bordro ve diğer dergiler yer alabilir. Bir dergi, bir şirketin normal ticari faaliyetlerinde gerçekleşen her bir finansal işlem hakkında ayrıntılı bilgi içerir. Bilgi isimleri, işlemlerin kısa açıklamalarını ve tarihlerini içerebilir; Dolar ve borcu veya borcu mahsup etme ve hesaplamalar da giriş için gerekli olabilir. Bu bilgi, genel muhasebe defteri için gerekli değildir, çünkü özellikle çok fazla bilgi, hesabı kontrol altında tutabilir ve böylece bir kontrol hesabının kullanılmasına neden olabilir.
Bir kontrol hesabıyla birlikte kullanılan bir diğer araç yaşlanma raporu veya çizelgesidir. Alacak hesaplarının yaygın olarak ilişkili bir yaşlanma raporu vardır, böylece şirketler hangi müşterilerin faturalarını ödemediğini belirleyebilirler. Şirket, ödenmemiş faturaları tahsil etmek için bu bireylere odaklanmaktadır. Bu program aynı zamanda bir şirketin tedarikçileri veya satıcılarına borçlu olduğu hesaplar için de geçerlidir. Takvim, bir şirketin ne zaman borçlanacağını ve ne kadar borçlu olduklarını bildirir.
Genel muhasebe, bir şirketin finansal tabloları hazırlamak için kullandığı ana muhasebe aracıdır. Her bir birey ve kontrol eden hesap, bir mali öncesi rapor olan deneme dengesine girer. Deneme bakiyesi, finansal bilgiler içeren her bir hesabı listeler. Muhasebeciler finansal tabloların hazırlanmasından önce bilgileri doğruluk ve geçerlilik için gözden geçirebilirler. Bir kontrol hesabının muhasebe döngüsünü tamamlamadan ve bir şirketin kitaplarını kapatmadan önce mutabakata ihtiyacı olabilir.
Bir kontrol hesabı yüksek oranda hatalara maruz kalabilir. Genel muhasebe defter toplamını yalnızca bir dergiden bildirdiği için, yanlış rakamların bir dergide yer alması mümkündür. Muhasebeciler dergiyi gözden geçirmeli ve muhasebe dönemi için her girişte çalışmalıdır. Her dönem tipik olarak bir takvim ayına karşılık gelir. Muhasebeciler aktarımları, kopya girişleri, hatalı hesaplamaları ve diğer hataları ararlar.
Şirketler genellikle kendi muhasebe dergi kümelerini, hesap defterlerini ve kontrol hesapları oluşturabilirler. Bu esneklik, bir şirketin operasyonları için en iyi şekilde çalışan bir sistem oluşturmasını sağlar. Bir şirketin faaliyetlerine bağlı olarak kontrol hesaplarının kullanılması gerekli olabilir veya olmayabilir.
