Bir müşteri defteri, şirketin tamamen müşterileriyle olan işlemlerine adanmış bir şirketin genel defterinin belirli bir parçasıdır. Tüm çeşitli ticari işlemlerin tek bir defter tutma yerine koyulması son derece kafa karıştırıcı olacağından, şirketler işletmelerinin farklı yönlerine ayrılmış ayrı defterler kullanırlar. Bu bağlı ortak defterlerden biri, bir şirketin biriktirdiği tüm alacakların ayrıntılarını gösteren müşteri defteridir. Bu özellikle şirketler müşterileri ile kredi düzenlemeleri yaparken gereklidir, çünkü böyle düzenlemeler genellikle satın alınan tek bir ürün için birden fazla ödeme yapılmasına neden olur.
Defter tutma, etkin bir iş yapmayı uman herhangi bir şirket için gerekli bir görevdir. Bir şirket giren ve çıkan tüm paranın izini süremezse, paranın kaybolmasına ve geri alınmamasına yol açabilir. Ayrıca, bir şirketin yaptığı tüm işlemleri takip etmek, vergi ödemek için zamanı geldiğinde gereklidir. Genel bir defter, farklı işlemlerin hepsinin şans eseri bir şekilde dahil edilmesi durumunda aşırı yorucu ve kafa karıştırıcı olabileceğinden, belirli iş dallarına tahsis edilmiş defterler gereklidir. Bir müşteri defteri, bu özel defterlerden biridir.
Bazı şeylerin müşteri defterine dahil edilmesi gereklidir. İlk olarak, belirli bir şirketin müşterileri ile ilgili tüm isimler ve önemli bilgiler dahil edilmelidir. Her müşteri, işletme ile o müşteri arasında gerçekleşen tüm farklı işlemleri ayrıntılandırması gereken kendi sayfasını işgal etmelidir. İşlemler arasında yapılan alımlar, müşteri iadeleri ve söz konusu şirkete yapılan ödemeler bulunur.
Birçok durumda, şirketler müşteri defterlerinde daha fazla ayrıntı tutmak isteyebilirler. Bunu yapmak, defter tutma sürecinde herhangi bir karışıklığı önleyebilir. Örneğin, ürünler gönderiliyorsa, gönderim sırası ve gönderim kimlik numaraları dahil edilmelidir. Satın alınan ürünlerin seri numaralarının da defterde belirli bir yeri olması gerekir. Müşterilere gönderilen fiili faturaların kopyaları, herhangi bir tutarsızlık olması durumunda danışmak için de yararlıdır.
Şirketler geçmişte bir müşteri defteri oluşturduğunda, genellikle genel defterin bir bölümünde veya ayrı bir kitapta, ödenecek hesaplara ayrılmış kitaplarla, envanter ve diğer işletme hususlarını içeren tüm defter tutma işlemlerini içerir. Modern teknoloji, defter tutmayı çok daha kolay bir hale getirmiştir, çünkü genellikle bilgisayar yazılımı tarafından yapılmaktadır. Bu, muhasebecilerin basitçe müşterilere ve satın almalarına ilişkin verileri girmelerini gerektirir. Yazılım daha sonra gerekli tüm hesaplamaları yapar ve tüm ayrı ayrıntıları tutarlı bir bütün halinde düzenler.
