Lojistik, bir şirketin malları farklı dağıtım noktalarında taşımak için gerçekleştirdiği faaliyetleri temsil eder. Yük denetimi, bir şirketin navlun faturalarını doğruluk açısından incelemesine, düzenlemesine ve doğrulamasına olanak sağlar. Bu işlem satıcılardan navlun faturalarını toplayarak başlar; şirket çalışanları daha sonra bilgisayarlı bir muhasebe sistemine faturaları girer. Muhasebeciler her faturayı kilometre oranı, erişim ücretleri ve tarifeler gibi kalemler için inceler. Navlun denetiminin amacı, her bir faturanın geçerliliğini ve doğruluğunu sağlamaktır.
Nakliye ve navlun bazı şirketler için büyük masraflar olabilir. Perakende sektöründe veya yemek servisi sektöründe olanlar yükten en çok etkilenenler. Petrol ve doğal gaz fiyatlarının artması navlun denetimini daha önemli hale getirebilir. Şirketler genellikle nakliye ve nakliye ücretlerini müşterilere iletmektedir. Bu masraflar için doğru kayıtların tutulmaması, kar düzeyini garantilemek için fiyat artışları olmadan yüksek maliyetlerle sonuçlanabilir.
Navlun denetimi periyodik bir inceleme süreci olabilir. Muhasebeciler, fazladan bir ödeme yapılmamasını sağlamak için her ay birkaç faturayı anında kontrol edebilir. Büyük şirketler genellikle bir nakliye veya lojistik analisti kullanır. Bu çalışan nakliye şirketleri ile şirket arasındaki aracıdır. Görevi, yönetim tarafından onaylanan tüm faturaları alındıktan sonra sisteme girmek; şüpheli faturalar sisteme girilmeden önce düzeltilmesi gerekir.
Yük denetim prosedürlerinden geçmek için üç farklı yöntem mevcuttur. El ile eşleştirme, muhasebecilerin belirlenen kalemler için her bir faturayı el ile incelemelerini gerektirir. Yazılım, navlun maliyetleri belirli bir seviyenin üzerinde olduğunda istisnaları bildirmek üzere programlanabilir. Dış kaynak kullanımı üçüncü seçenektir. Şirketler tutarsızlıkları aramak için nakliye ve nakliye faturaları üzerinden çalışmak üzere bir dış şirketi işe alabilirler.
Yük denetiminin bir diğer amacı, bir şirketin satıcılar tarafından verilen tüm indirimleri almasını sağlamaktır. Çoğu nakliye şirketi, belirli nakliye hacimlerinde yüzde indirim sağlamaktadır. Navlun denetimi, uygun indirimi almadan faturaların geçmemesini sağlar. Navlun faturalarına uygulanan özel masraflar da incelenebilir. Muhasebeciler, bunların neden navlun faturasında bulunduğunu ve bunları genel muhasebe defterine nasıl kodlayacağını ayırt etmelidir.
Bilgisayarlı muhasebe veya yönetim sistemleri genellikle navlun denetim süreci için bir zorunluluktur. Bu, incelenmek üzere faturaların ve faturaların neredeyse anında alınmasına olanak tanır. Muhasebeciler, şirketin faturalarını incelemeden önce çok fazla para ödememesini sağlamak için faturaları zamanında alabilirler.
