Genel bir dergi, şirketlerin finansal bilgileri kaydetmek için kullandıkları bir muhasebe aracıdır. Bu dergi, çift girişli defter tutma sisteminin temel unsurudur, çünkü gerçek finansal işlemleri temsil eden borçlar ve krediler kaydedilir. Bu dergi, varlık eşit özkaynakları artı özkaynakları olan muhasebe denklemi kavramını izler. Dergide kaydedilen tüm borçlar, muhasebe denkleminin bütünlüğünü koruyarak, şirket tarafından kaydedilen toplam kredi miktarına eşit olacaktır. Genel dergi, bireysel işlem hesaplarından ve diğer özel dergilerden gelen özel kayıtlardan oluşmaktadır.
Genel dergi genellikle diğer özel dergilerle ilgili olmayan bireysel işlem hesaplarını içerir. Genel genel hesaplar satış ve idari giderler, bordro, pazarlama veya reklam harcamalarının yanı sıra diğer çeşitli genel gider hesaplarını içerir. Bu hesaplara kaydedilen finansal bilgiler genellikle belirli bir işletme bölümüne veya şirket tarafından üretilen ürünlere atfedilmez. Bu hesaplar, genel olarak şirketin genel giderlerini temsil eder, böylelikle iş devam eden bir endişe haline gelebilir.
Genel dergide bulunan özel kayıtlar, bazı özel muhasebe dergilerinden gelmektedir. Bu dergilerde genellikle bordro, satışlar, ödenecek hesaplar, alacak hesapları ve nakit para bulunur. Şirketler, ticari faaliyetlerine ve muhasebe ofisi iş akışlarının tasarımına bağlı olarak birkaç özel dergiye sahip olabilir. Bordro günlüğü, dış işçiyi işe alırken yapılan ödemelerle ilgili tüm bilgileri içerir. Bu bilgiler, emeklilik planları, sağlık veya diğer yardımlar için yapılan ödemelerin yanı sıra düzenli tazminat ve ikramiye olarak ayrılabilir. Şirketler sık sık çeşitli bölümlere bordro bakiyeleri tahsis eder; tahsis edilmeyen tutarlar şirketin genel dergisine düşebilir.
Satış günlüğü, tüm mal ve hizmetlerin satışına ilişkin bilgileri bireyler ve işletmelerle buluşturan bilgileri içerir. Bu dergi aynı zamanda doğru envanter kayıtlarını tutmak için satılan malların maliyetine ilişkin bilgileri de içerebilir. Genel dergide satışlara ilişkin finansal bilgiler genellikle satış tutarlarında yapılan düzeltmeleri, satış indirimlerini veya stok düzeltmelerini içerir.
Borç hesaplarındaki dergi satıcılara, tedarikçilere veya diğer kişi ve işletmelere olan tüm tutarları listeler. Şirketler, bu özel dergiyi, çeşitli şahıslar veya işletmeler için borçlu bakiyeleri sıklıkla olduğu için kullanırlar. Alacak hesapları dergisi, ödenecek hesaplara çok benzer. Ancak alacaklar dergisi, bireylerin veya işletmelerin şirkete borçlu olduğu paralarla ilgili bilgileri tutar. Genel dergi genellikle bu özel dergilerle birlikte kullanıldığında, eski bakiyeleri kapatmak veya finansal tabloları veya alacak tutarlarını kaydederken yapılan hataları düzeltmek için kullanılır.
Nihai özel dergi, şirketin nakit bakiyelerine ilişkin kayıtları içermektedir. Bankacılık veya diğer ayarlamalar ile ilgili herhangi bir hata bir şirketin genel günlüğüne kaydedilebilir. Sınırlı sermaye kaynağına sahip olan küçük şirketler, nakit girişlerini kaydetmek için özel bir dergi kullanmayabilir, çünkü nakit işletme içindeki tüm işlevlerle ilgilidir.
