Her büyüklükteki işletmenin yararlı bulabileceği bankacılık hizmetlerinden biri bir lockbox servisidir. Temel olarak, bir lockbox sadece bankanızın işiniz için kurduğu ve bankanın kontrol edeceği bir postane kutusudur. Müşterilerinizin, kuruluşunuz tarafından verilen tüm faturaların ödemelerini doğrudan kilit kutusuna göndermelerini sağlayacak bir adres verilir. Buna karşılık bankanız tüm yazışmaları açacak, çekleri hesaplarınıza bırakacak ve günlük aktiviteyi görmenizi sağlayan elektronik erişim sağlayacaktır. Kısacası, bankanız alacakları tahsil edip bunları işletmenize, maaş bordronuza veya diğer belirlenmiş ticari hesaplara yatırdığınız araç haline gelir.
İşletmeniz için bir kilit kutusunu güvenceye almanın birkaç avantajı vardır. En önemlilerinden biri güvenliktir. Genel olarak, kilit kutuları bir postane kutusuyla ilişkilendirilen olağan güvenlik önlemlerinin üstünde ve ötesinde korunmaktadır. Bir ödeme kilit kutunuza ulaştığında, yanlış ellere düşme olasılığı hemen hemen sıfırdır. Bu, hem siz hem de müşteri tabanınıza bir rahatlık hissi verebilir.
İkincisi, lockbox prosedürü, ödemeleri muhasebe sisteminize kaydetmenizi daha kolay hale getirebilir. Birçok banka, çeklerin ve çekle birlikte gelen diğer belgelerin resimlerini içeren yatırılmış ödemeler hakkında ayrıntılı bilgi verebilir. Genellikle, günlük makbuzlar bir PDF olarak indirilebilir ve sisteminize manuel olarak girmek için kullanılabilir. Bu yöntem, muhasebe ekibinizin, verileri girmeden önce posta açmak ve çekleri ayırmak zorunda kalmamasını sağlar. Ayrıca, banka mevduatı hazırlamak zorunda kalmaz.
Ancak, kullandığınız muhasebe yazılımının türüne bağlı olarak daha fazla zaman kazanabilirsiniz. Birçok banka, doğrudan bazı muhasebe yazılım sistemlerine aktarılabilen sınırlı bir rapor sunabilir. Uyumlu bir yazılıma sahip olacak kadar şanslıysanız, ödeme listesi yüzlerce kişiye ulaşsa bile ödemelerin gönderilmesi birkaç dakika sürebilir.
Lockbox sisteminin üçüncü bir avantajı da Alacaklarınızın yedek geçmişine sahip olmanızdır. Yazılım muhasebe sisteminizde büyük bir şey olursa ve verilerin bir kısmını veya tamamını kaybederseniz, lockbox etkinliği hakkındaki geçmiş raporlar yeniden oluşturma işlemine başlamanıza yardımcı olabilir. Bu, müşteri hesaplarınızı hızlı bir şekilde güncel tutabileceğiniz ve her ay Gelir ve Gider raporunuzu yeniden yapılandırmaya başlayabileceğiniz anlamına gelir.
Bir lockbox muhasebe ekibinizin sizin için yapamayacağı herhangi bir işlevi yerine getirmese de, zamandan tasarruf, yedekleme bilgi kaynağı ve gelişmiş güvenlik avantajları bir lockbox sistemini çok çekici bir seçenek haline getirir. Bugün bankanıza danışın ve bir lockbox programında neler sunabileceklerini görün.
