Bir çalışan, işvereninin menfaati için iş yapmak için kişisel aracını kullandığında, ilgili masraflar için kilometre geri ödeme şeklinde bir geri ödeme alabilir. Bunu yaparak, bir şirket yakıt harcamalarının bir kısmını ve otomobil aşınma ve yıpranmasını önceden belirlenmiş bir oranda emer ve çalışanların mali yükünü hafifletir. Amerika Birleşik Devletleri'nde, bu isteğe bağlı bir avantajdır; Bu nedenle, ABD hükümeti, şirketleri veya arabaları ticari amaçla kullanan bireyler için vergi indirimini de sağlayabilir. Genellikle şirketler, kilometre geri ödeme oranını, ABD'deki İç Gelir Hizmeti (IRS) gibi ulusal yönetim kurumları tarafından belirlenen ilkelere dayandırır, ancak her zaman değil.
Kilometre geri ödemesi yapan kuruluşlar için çalışan işçilerin genellikle kullandıkları işletme millerini doğru bir şekilde hesaplamaları gerekir. Çoğu şirket, gider raporu adı verilen standart bir forma sahiptir; bu sayede çalışan, kullandığı yerleri, oraya gittiği mil sayısını ve her bir ziyaret için iş amacını belirleyen ilgili bilgileri tamamlar. Yönetim gider raporunu onayladığında, çalışana kattığı maliyetler için geri ödeme yapılır. Bu genellikle sürülen işletme millerinin sayısı alınarak ve bu rakamı işveren tarafından belirlenen mevcut geri ödeme oranı ile çarpılarak hesaplanır.
Amerika Birleşik Devletleri'nde IRS, araç çalıştırma maliyetine bağlı olarak isteğe bağlı standart kilometre hızları yayınlar. Bir önceki yıla ait gaz fiyatları da genel olarak tahminde dikkate alınmaktadır. İşverenler bu önerilen orana dayanarak personel üyelerine geri ödeme yapmayı seçebilir. Ayrıca kendi takdirine bağlı olarak ondan sapabilirler.
Bazı şirketler kilometre geri ödemesi yapmamayı tercih ediyor. Ancak bunu yaptıklarında, bu gideri şirket iadelerinde vergi indirimi olarak dahil etme hakkına sahip olabilirler. Aynı şekilde, işverenlerinden kilometre geri ödemesi almayan kişiler de otomatik gelirlerini kişisel gelir vergisi beyannamelerinde bir indirim olarak belirtmeye uygun olabilir.
Bir kişinin evinden bir şantiyeye seyahat etmek genellikle çalışan bir birim veya bir birey için geri ödenmez. Başka bir deyişle, eğer bir kişi evinden ofisine günde ortalama 20 mil giderse, bunu genellikle meşru bir masraf olarak iddia edemez. Bununla birlikte, gün boyunca, satış çağrıları yapmak veya işverenine iş yapmak için başka yerlere giderse, kilometre iadesi teklif edildiğinde genellikle ek seyahat için tazminat talep edebilir.
