Bir çalışanın geri ödeme almak için kullandığı olası masraflar için herhangi bir makbuz, küçük bir nakit makbuz olarak kabul edilebilir. Çoğu ofis ve bölüm, bütçelerine yerleştirilmiş küçük bir nakit fonu olarak bilinen bir şeye sahiptir. Çalışanların parayı küçük bir nakit fonda kullanabilme koşulları değişkendir, ancak çoğu zaman fon, tesis dışı toplantı için park yeri, ofis malzemeleri veya posta ücreti gibi küçük nakit harcamalarını kapsar. Bu masrafları yapan çalışanların makbuzlarını biriktirmeleri, küçük bir nakit makbuzu doldurmaları veya fişlerini doldurmaları ve her ikisini birlikte geri ödeme için bütçe görevlisine sunmaları gerekir.
Küçük nakit fonları iş dünyasında neredeyse her yerde. Bir departman bütçesi büyük harcamaların çoğunu karşılayacak olsa da, bir şeyleri yapmanın sıradan sürecinde gerçekleşecek tüm küçük harcamaları tahmin etmek neredeyse imkansız olabilir. Çalışanların çoğu, bir noktada veya başka bir durumda, işle ilgili bir gider için cebinden ödeme yapacaklardır. Bu olduğunda, küçük bir nakit makbuz derhal geri ödeme sağlayabilir.
Her şirket kendi küçük para sistemini biraz farklı şekilde yapılandırıyor. Bazıları onaylanmış küçük nakit gider listelerini hazırlarken, diğerleri bireysel yöneticilere takdir yetkisi verir. Neredeyse tüm durumlarda, bir çalışanın geri ödeme makbuzu ibraz etmesi gerekir. Küçük nakit makbuzu genellikle tüm satın alımların hem kalemle tanımlanmış bir tanımını hem de ödenen toplam tutarı göstermelidir, böylece bütçe görevlilerinin (a) giderin uygun olduğunu ve (b) geri ödeme tutarının harcanan gerçek tutar ile aynı olduğunu onaylamasını sağlayın. . Çevrimiçi bir satın alım için verilebilecek olan yazdırılabilir bir küçük kasa makbuzu, orijinal bir makbuzun fotokopisi gibi genellikle kabul edilebilir.
Büyük şirketlerde, geri ödeme isteyen çalışanlar genellikle yalnızca küçük bir nakit makbuzu değil, küçük bir nakit geri ödeme çeki de göndermelidir. Fiş, çalışanın adını, departmanını, dağıtılacak toplam miktarı ve bir finansman kodunu listelemelidir. Kodlar genellikle masrafın türü ile ilişkilidir - örneğin park yeri veya yemekler. Bazı ayarlarda, bu kuponlar dahili olarak kendi küçük nakit makbuzları olarak kabul edilir. Genellikle bir bütçe ofisinin web sitesinde çevrimiçi olarak bulunurlar veya bir departmanın intranetinden basılabilirler.
Çoğu zaman, bütçe görevlisi veya sayman tüm küçük kasa işlemlerini bir ofisin küçük kasa defterine kaydeder. Bu kitap aslen küçük nakit fonunun bakiyesini takip etmek için bir defterdir. Teslim edilen herhangi bir küçük kasa fişi veya kuponu genellikle denetim durumunda defterle birlikte saklanır.
