Küçük bir nakit sistemi, çek yazmak yerine çeşitli giderler için nakit hazır bulundurmanın kurumsal bir prosedürüdür. Çalışanların resmi bir satın alma talebi prosedürü uygulamasına gerek kalmadan alışveriş yapmak için ellerinde az miktarda nakit bulundurmalarını sağlar. Günlük işlemleri kolaylaştırmak için küçük bir nakit tahsisatı tasarlanmış olsa da, şirketin defter tutma işleminde para hala hesaba katılmalıdır.
Her işletme, gelir ve giderleri takip etmek için bir muhasebe sistemi tutmalıdır. Bu bilgiler, şirketin vergi ve finansal raporlama ile ilgili devlet düzenlemelerine uymasını sağlar. Çoğu işletme, bir çalışanın fatura veya satın alma siparişi vermenin yanı sıra bir masraf ödenmesi için resmi bir talepte bulunmasını ister. Gider daha sonra denetçilerin işlemlerini doğrulamak için bir kağıt izi oluşturan şirket çekiyle ödenir.
Bir şirketin küçük para sistemi, sıradan satın alma işlemlerine basitleştirilmiş bir alternatif sağlamak için tasarlanmıştır. Bir çalışanın, şirket tarafından belirlenen belirli bir eşiğin altında bir satın alım yapması gerektiğinde, bir miktar para erişilebilir tutulur ve kullanılır. Küçük paraların tipik bir kullanımı, derhal ihtiyaç duyulan ve şirketin çek kesmesi için günler veya haftalarca bekleyemeyecekleri ofis malzemelerini satın almaktır.
Bir şirketin defter tutma sisteminde küçük paralar için hesap vermesinin birkaç yolu vardır. En popüler yol, bir baskı sistemi kullanmaktır. Bu tip küçük kasa sistemi, bir şirketin ilk önce banka parası hesabından çekilecek bir miktar para çek yazarak küçük para ayırmasını gerektirir. İşlem, defterlere küçük kasa hesabına borç ve nakit hesaba kredi olarak kaydedilir.
Bir çalışanın küçük para kullanarak alım yapması gerektiğinde, bir talep formu doldurur. Para, form karşılığında verilecek. Satın alım yapıldıktan sonra, çalışan forma eklenecek makbuzu gönderir. Bu noktada küçük nakit fonu, kalan nakit para ve makbuzlardan ibarettir. Herhangi bir zamanda, küçük para sistemini, fona yatırılan orijinal para miktarına eşit olmalarını sağlamak için para ve makbuzları ekleyerek denetleyebilir.
Gömme sistemi, küçük fonların, fona geri dönecek para karşılığında makbuz formlarını teslim ederek doldurulmasına izin verir. Nakit hesabı kredilendiren nakit için bir çek yazılır. Ancak bu sefer makbuzlar, hangi gider hesaplarının borçlandırılacağını belirtir. Örneğin, ortak bir küçük kasa sistemi işlemi, ofis malzemeleri parayla satın alındığında, yeniden doldurma sırasında ofis gider hesabını borçlandırır.
