Küçük bir satın alım için önceden para ödendiğinde küçük bir nakit kuponuna küçük bir nakit kuponu yerleştirilir. Küçük nakit fonları, çek yazmaktan veya şirket kredi kartını kullanmaktan kaçınmak üzere olası alımlar için ayrılan, genellikle 100 ila 250 ABD Doları arasında olan az miktarda paradır. Küçük nakit kuponları ve küçük nakit fonundaki para miktarı her zaman fonun orijinal miktarına eşit olmalıdır.
Küçük nakit genellikle iki farklı şekilde ödenir: geri ödemelerle veya peşin ödemelerle. Geri ödemeler, bir satın alma işlemi yapıldığında gerçekleşir ve alıcının paraya borçlu olduğunun belgelenmesi olarak bir makbuz verilir. Peşin ödemeler, küçük bir satın alım yapılması ve paranın satın alma işleminden önce ödenmesi gerektiğinde gerçekleşir. Bu durumda, ödenmiş olan miktar yerine, fonun içine küçük bir nakit makbuzu konulur.
Bir şirket tipik olarak küçük nakit fonunun kullanımını ve izlenmesini yöneten prosedürlere sahip olacaktır. Bu prosedürler, önemsiz bir nakit kuponunda hangi bilgilerin gerekli olduğunu ayrıntılı olarak açıklayacaktır. Bu genellikle ödeme tarihinin yanı sıra miktar, amaç ve alıcının adını da içerir. Örnek bir küçük kasa kuponu çevrimiçi olarak indirilebilir, bir ofis satış mağazasında satın alınabilir veya işletme içinde kendi içinde özel formlarından biri olarak kolayca oluşturulabilir.
Küçük nakit fonunun sorumlusu, genellikle şirketin güvenini kazanmış olan bir seviyedeki süpervizördür. Küçük para fonunun her kuruşunun bir makbuz veya küçük para çeki ile muhasebeleştirilmesinden sorumludur. Parayı alan kişiden bir makbuz veya başka bir uygun belge alındıktan sonra, evraklar fişe eklenmeli ve uygun şekilde dosyalanmalıdır. Satın alma işleminin yapılacağı uygun genel muhasebe hesabını belirlemek genellikle gözaltına alınır. Genel masraflar, tesadüfi masraflar için hesaplar ofis malzemeleri, otopark iadeleri ve diğer küçük alımlardır.
Periyodik olarak, küçük nakit fonunun velayet danışmanı tarafından mutabakatı sağlanmalıdır. Bu, herhangi bir eksik paranın tespit edilmesini ve sorunun düzeltilebilmesini sağlarken erken yerleştirilmesini sağlayacaktır. Buna ek olarak, bu sayede az miktarda nakit kötüye kullanılabildiğinden sorumluları kontrol altında tutar. Küçük nakit istismarı, küçük çapta yaygın bir zimmet çeşididir ve kontrol edilmezse birkaç yıl boyunca binlerce dolara kadar kaybedilen parayı kolayca ekleyebilirsiniz.
