Latincede, pro forma "biçim meselesi" anlamına gelir. Terim çeşitli endüstrilerde kullanılır ve ne zaman mal veya hizmet satılırsa, bir pro forma fatura kullanılabilir. Asıl satış gerçekleşmeden önce sunulduğundan, resmi fatura olarak kabul edilmez. Aksine, genellikle bir alıcı ile satıcı arasında, alıcının belirli bir fiyattan satıcıdan bir ürün veya hizmet almayı kabul ettiği bir anlaşma olarak kullanılır. Bu fatura tipi hakkındaki bilgiler, işlem onaylandıktan sonra ticari faturadaki bilgilerle aynıdır, ancak zaman zaman bazı detaylar değişebilir.
Tipik bir standart fatura genellikle alıcının ve satıcının tarihini, adını ve iletişim bilgilerini içerir. Ayrıca, satılan mal veya hizmetin birim başına fiyatının yanı sıra her birinin tanımını ve toplam fiyatı da parçalar. Ödeme yöntemi ve ürünün veya hizmetin teslim edileceği tarih gibi ek ilgili detaylar da genellikle ticari faturadadır. Bir pro forma fatura genellikle bu bilgilerin tümünü içerir, ancak bazı durumlarda işlem tamamlanmadan önce fiyat değişebilir. Bazı işletmeler ilk başta yalnızca daha genel bir form sunar, bu durumda satışın gerçek detayları ancak gerçekleştikten sonra doldurulur.
Herkes bir pro forma fatura kullanmayı seçmez, ancak yanlış anlaşılmaları önlemek için satış tamamlanmadan önce tavsiye edilir. Genellikle birçok teklifin dahil edilmesinden dolayı bir alıntıdan daha fazla arzu edilir olarak kabul edilir. Sadece formdaki fiyat değil, aynı zamanda teslim tarihi ve ödeme koşulları gibi diğer ilgili detaylar yazıldığından her iki tarafta da sürpriz yoktur. Aynı anda büyük miktarda ürün satın alan veya belki de finansmana ihtiyaç duyan birçok kişi, resmi işlemden önce bir pro forma fatura görme talebinde bulunur.
Bir pro forma fatura nadiren resmi olarak kabul edilse de, standart bir ticari fatura olmadığı zaman kabul edilir. Bazen bir hizmet tamamlanmadan veya bir ürün gönderilmeden önce peşin ödeme almak için verilir. Her durumda, işlem detaylarının çoğunluğu her iki tarafça da bilinip kararlaştırılana kadar tipik olarak verilmez. Genel olarak, resmi ticari fatura geliştirilinceye kadar ödenecek veya alınacak hesaplarda hiçbir şey kaydedilmez.
